A bíróságok, közjegyzők vagy hatóságok által készített, jogszabályok által előírt alakiságoknak megfelelően kiadott okiratoknak - az ún. közokiratoknak - manapság is, az elektronika és az információs forradalom korában is nagy a jelentőségük. Ami nem közokirat, az magánokirat, amelyet bárki készíthet. Az írásbeli ügyletek jelentős részét magánokirat rögzíti, de gyakori az ügyletek közjegyzői okiratba foglaltatása is. Jogban jártasak számára sem magától értetődő, hogy az okiratfajták szabályait a polgári eljárásról szóló törvényben - és nem a Ptk-ban - kell keresni. Közismert, hogy a közokirat „erősebb” a magánokiratnál. Ez a megállapítás az okiratfajták ún. bizonyító erejének összemérésére utal, és csak nagy általánosságban igaz, mert valójában a magyar szabályozás elvileg a közokiratéval azonos - teljes - bizonyító erőt tulajdonít (többek között) olyan magánokiratoknak is, amelyeket a kiállítója végig saját kezével írt és aláírásával látott el, vagy a más által írt vagy nem kézírással készült iratot két tanú előtt írta alá. Egy cégszerűen aláírt irat teljes bizonyító erejéhez, ha nincs magánszemély az aláírók között, tanúk sem kellenek. Ugyanilyen, tehát teljes bizonyító erejű a magánokirat, ha azon az aláírást közjegyző vagy ügyvéd hitelesítette. A közjegyzői hitelesítéssel ellátott irat nem azonos a „közjegyzői okirattal”, amely utóbbit közjegyző készíti el valakinek a kérésére. A közjegyző egyébként mint közhitelű személy készíthet hiteles másolatot valamely iratról, és annak általában (nem mindig) az eredetiével azonos az értéke. Az ügyvéd ellenjegyzése ugyancsak hitelesíti az aláírást, tehát azon kívül külön tanúkra nincs szükség. Az ellenjegyzés azonban többletet is jelent az egyszerű aláírás-hitelesítéshez képest, mert az ügyvéd felelősséget is vállal az általa ellenjegyzett irat jogi megfelelőségéért; ezért szakmája szabályai szerint az ügyvéd általában csak a saját maga által készített iratot láthatja el ellenjegyzésével. A Ptk. csak írásbeliségről mint egyes szerződési ügyletek érvényességi kellékéről rendelkezik, az okirati alakiságokról nem. Az írásbeliség mint követelmény akkor teljesül, ha az ún. lényeges szerződési tartalmat írásba foglalták. Nem érvényes pl. a szóban kötött ingatlanadás-vételi szerződés, a kezességvállalás, a bankkölcsön- vagy jelzálogszerződés. A gazdasági élet ügyleteit: pl. szállítási, megbízási vagy vállalkozási szerződéseket nem kell, de érdemes legalább teljes bizonyító erejű okiratba foglalni, s olykor érdemes közokiratba foglaltatni: a nyilatkozatok tartalma és/vagy megtételük mikéntje a közjegyzők szigorúan szabályozott és körültekintő tevékenysége miatt - a gyakorlatban - kevésbé tehető vitássá, mint ha az ügyletet magánokiratba foglalták volna. A további és legfőbb előny azonban az, hogy a közjegyzői okiratba foglalt követelés kikényszerítéséhez nem kell perelni: a közjegyzői okirat alapján bírósági végrehajtásnak helye van elvileg éppen úgy, mint egy jogerős bírói ítélet alapján. Az ingatlan-nyilvántartásról szóló szabályok látszólag felülírják a Ptk-t, amikor a bejegyzéshez csak közokiratot, illetve ügyvéd (jogtanácsos) által ellenjegyzett, vagy közjegyzői aláírás-hitelesítéssel ellátott magánokiratot fogadnak el; mi több, további kacifántos alakiságokat is előírnak, amelyek közül bármelyiknek az elmulasztása az okiratkészítő által elkövetett műhiba, hiszen a földhivatal bármely hiányzó alakiság miatt elutasítja a jogügylet bejegyzését a nyilvántartásba. Az ellentmondás a két fontos jogszabály között látszólagos, mert a bejegyzés elutasítása ellenére a benyújtott okirat általában érvényes, csak az ingatlan-nyilvántartásról szóló törvény többletalakiságainak nem felel meg. Az érvényes, de bejegyzésre nem alkalmas okirat alapján jogszerző fél követelheti bejegyzésre alkalmas okirat kiadását; ha ezt a szerződő partner megtagadja, a bíróság ítélete alapján kerülhet sor az ügylet, pl. egy ingatlan adásvétele alapján a tulajdonjogszerzés nyilvántartási bejegyzésére. A bejegyezhetőséghez tehát szükséges, de nem feltétlenül elégséges az ingatlanügylet teljes bizonyító erejű okiratba foglalása. A jogi szabályozás mintha nem venne tudomást a technika vívmányairól: még mindig a papíralapú iratot tekinti alapesetnek. Ez azonban a gyakorlatban kevésbé okoz problémát, mint az, hogy a szerződések alapos tárgyalása és tartalmuk minél pontosabb rögzítése általában sokadik a gazdasági szereplők prioritásai között. Az elektronikus kommunikációs eszközök útján tett nyilatkozatok valóban manipulálhatók. Mégis elvétve fordul elő még a peres praxisban is, hogy bárki vitatná mondjuk a másik fél által másolatban felmutatott telefax vagy e-mail üzenet vételét vagy tartalmát. Számos szakma, pl. a logisztika ma már képtelen lenne elektronikus üzenetek nélkül működni, ugyanakkor az üzenetek visszakereshetőségére is szükség van. Ha viszont igaz az, hogy a jogi szabályozás csak kullog a technikai vívmányok nyomában, akkor annál inkább érdemes a szerződő feleknek figyelniük olyan egyszerű dolgokra, mint a szerződéskötés és -teljesítés során váltott üzenetek kinyomtatása és időrendben történő lefűzése, a lényegesebb elektronikus üzenetek postai úton történő megerősítése, valamint a felek közötti kommunikáció mikéntjének egyértelmű szabályozása a szerződéseikben: ki és milyen formában tehet és ki fogadhat érvényes nyilatkozatot a fél nevében; az elküldés módjától függően mikor kell az üzenetet megérkezettnek tekinteni. Ezeket csak át kell másolni egy jó szerződésmintából. Barna András ügyvéd