Könnyebben érthető a felvetés, ha olyan modern, a munkahelyeken alkalmazott biztonsági eszközökre, mint a manapság egyre gyakrabban használt, a cégek vagyonának védelmét szolgáló figyelőkamerákra vagy a biometrikus (ujjlenyomat-alapú) beléptető rendszerekre gondolunk. Ugyanezen kérdéskörbe tartozik a külföldi szerverre történő adattovábbítás, a munkahelyi telefon-, e-mail- és internethasználat ellenőrzése, de fokozhatjuk is: ma már nem ritka a gps-es nyomkövetőkkel ellátott céges autók, a poligráfvizsgálatok vagy hangokat analizáló berendezések használata sem. A személyes adatok védelmének problémája a munkaviszony valamennyi szakaszában felvetődik: kezdve a munkaerő-felvételi eljárásban az önéletrajzok, pályázati anyagok nyilvántartásba vételével, folytatva a munkaviszony során a különböző technikai eszközök használatának ellenőrzésével és végezetül a munkaviszony megszüntetésekor és azt követően az esetleges adattovábbításokkal, mind-mind adatvédelmi kérdésekbe ütközünk. A téma jelentősége ellenére a vonatkozó jogszabályi háttér igen szűkszavú és nem túl dinamikus. A munka törvénykönyve mellett a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló törvény, egyes ágazati jogszabályok és maga az alkotmány lehet segítségünkre, ugyanakkor a felvetett kérdésekre ezen jogszabályok konkrét választ nem adnak. Az adatvédelmi biztos - felismerve a felszínes és hiányos szabályozást - közleményeket, állásfoglalásokat tesz közzé a gyorsan változó életünkből adódó konkrét megkeresésekkel kapcsolatosan. Az adatvédelmi biztos konzekvens álláspontja az, hogy a felvetett technikai megoldások alkalmazásának feltétele az érintett munkavállalók önkéntes és tájékoztatáson alapuló hozzájárulása és ezen hozzájárulás esetén is - például a gps nyomkövető rendszer alkalmazását vagy a mobiltelefonok cellainformációinak lekérését - csak egyes munkakörökben, a munkavégzés sajátosságait és a munkaszervezés hatékonyságának szempontjait is figyelembe véve tartja indokoltnak. A munkahelyi kamerarendszerek használatával kapcsolatosan az adatvédelmi biztosi álláspont az, hogy az érintett hozzájárulása mellett sem teremthetnek ezen eszközök jogalapot arra, hogy a munkáltató a kamerák használatával ellenőrizze a munkavállaló munkahelyi magatartását (kivételt képeznek ez alól azon munkahelyiségek, ahol a munkavállaló élete és testi épsége tényleges és közvetlen veszélyben van, illetve ahol jelentős értéket képviselő eszközök vannak, továbbá például a pénztárként funkcionáló helyiségek). Az adatvédelmi biztos állásfoglalásain túl maga a munkáltató is elöl járhat a jogszerű fellépésének biztosítása érdekében: egyes kérdésekben, így a munkavállalók rendelkezésére átadott internet-hozzáférést és e-mail- használatot szabályzatban rendezheti, amelyben figyelemmel kell lennie a célhoz kötött adatkezelésből fakadó adatminimalizálás követelményére, azaz érdemes az internetjogosultságot azokra a weboldalakra korlátozni, amelyek a munka elvégzéséhez valóban indokoltak. Amennyiben a munka jellege miatt a korlátozás nem megvalósítható, a munkáltató a munkavállaló által megnyitott weboldalak listázását csak akkor teheti meg, ha a munkavállalót az ellenőrzés tényéről előzetesen tájékoztatta. A munkáltató által bevezetett adatvédelmi szabályzatban a munkáltató előre kidolgozhatja az e-mail-postafiókok ellenőrzésére vonatkozó eljárását is, abban meghatározathatja, hogy az adott munkahelyi e-mail-postafiókot kizárólag munkavégzés céljából biztosítja-e, de rendezheti az egy-egy munkavállaló betegsége esetén beérkező hivatalos tárgyú e-mailek ellenőrzésének kérdését is. A munkahelyi adatvédelmi szabályzat kidolgozása mellett ugyanakkor nélkülözhetetlen, hogy a munkáltató biztosítsa is a munkavállalók részére az adatvédelmi szabályzat megismerésének lehetőségét.