Egy gazdasági társaság beazonításához szükség van annak pontos nevére vagy cégjegyzékszámára. A nyilvános és közhiteles cégnyilvántartást – amely cégjegyzékből, mellékletekből és cégiratokból áll – a megyei bíróságok mint cégbíróságok vezetik, ahol hétezer forintos illetékbélyegben történő lerovását követően cégmásolat, ötezer forintos illeték ellenében cégkivonat, háromezer forintos illeték lerovása ellenében cégbizonyítvány kérhető. A cégmásolat a cégjegyzék valamennyi fennálló és törölt adatát tartalmazza. A cégkivonat a cégjegyzék fennálló adatait tanúsítja hitelesen. A cégbizonyítvány pedig a kérelmünktől függően tanúsítja a cégjegyzék egyes fennálló vagy törölt adatait, illetve azt, hogy valamely meghatározott bejegyzés nem szerepel a cégjegyzékben. A gazdasági társasággal szerződő félnek érdeke, hogy előzetesen tájékozódjon a szerződő partneréről, bejegyzés alatt álló vagy már bejegyzett társaságról van-e szó, van-e ellene csődeljárás, felszámolási eljárás vagy végelszámolás folyamatban. A cégnév mögött jelezni kell az átmeneti állapotot, pl. a „b. a.” toldat azt jelenti, hogy a társaság bejegyzés alatt áll. Ekkor előtársaságként folytathat gazdasági tevékenységet, ám ha a céget valamilyen okból mégsem jegyeznék be, akkor a tulajdonosai – akiket tagoknak hívunk – saját teljes vagyonukkal felelnek a társaság esetleges tartozásaiért. Kérdés persze, van-e vagyon. Az „f. a.” toldat azt jelenti, hogy a társaság felszámolás alatt van. Ekkor a képviseletére a felszámoló (egy erre szakosodott gazdasági társaság) jogosult, amely helyett magánszemély, a felszámolóbiztos jár el. Nem mellékes az sem, hogy az aláíró magánszemély jogosult-e a képviseletre. Megtörtént, hogy valaki nagy munkára szerződött egy céggel, azt el is végezte, ám a vállalkozási díjat csak hosszas pereskedés után fizették meg. A megrendelő arra hivatkozott, hogy a szerződést a vállalkozó a megrendelő képviseletére nem jogosult személlyel kötötte. Másik történet: valaki nem létező kft.-nek adott kölcsön jelentős készpénzt. A büntetőeljárásban megállapították ugyan az eljáró magánszemély kilétét, ám a pénz visszafizetésére külön polgári pert kellett indítani,. Ebben hiába született marasztaló ítélet a csaló ellen, vagyon hiányában szegény kölcsönadó az évek óta tartó eljárásban még nem jutott a pénzéhez. Sokszor szőrszálhasogatásnak tűnik, ám saját érdekükben vegyék a fáradságot és kérjék fel a szerződő partnert a szükséges cégiratainak – például hatósági engedélyek vagy a hitelesített mérleg, illetve a képviseleti jogosultság tisztázása érdekében cégkivonat, aláírási címpéldány, személyi igazolvány – a bemutatására!