Július 1-től sok ezer vállalkozásnál új időszámítás kezdődik: ettől a naptól kezdve a villamosenergia- és gázszolgáltatók kizárólag elektronikus számlát állíthatnak ki számukra. Mindez komoly kihívást jelent, hiszen szükség lesz a számlák szakszerű archiválására. Ángyán Balázs, a közel egymillió vállalkozással dolgozó Számlázz.hu ügyvezetője szerint a jogszabályi szándék előremutató, azonban a gyakorlati alkalmazás jelentős kihívásokat tartogat mind a küldő, mind a befogadó félnek.

2025. július 1-től a nem lakossági felhasználók részére kizárólag elektronikus számlát bocsáthatnak ki a közműszolgáltatók. Ez jogszabályi kötelezettség, az erről szóló módosító rendeletek 2024. december 30-án jelentek meg.

Kapcsolódó

Mit tegyünk és mit ne?

„Az elektronikus számlát – amellett, hogy elektronikus úton bocsátják ki és elektronikus úton továbbítják – elektronikus módon kell tárolni és archiválni, ami a befogadónak is kötelezettsége. Azaz a vállalkozásoknak jogszabályi kötelezettsége egyrészt befogadni az elektronikus számlát, másrészt megfelelően tárolni és archiválni” – mondta az Economxnak Ángyán Balázs.

Mit jelent és mi fontos az elektronikus archiválással kapcsolatban?

  • az elektronikus formátum megtartása;
  • hozzáférhetőség és visszakereshetőség;
  • hitelesség és sértetlenség (ez biztosítható például elektronikus aláírással, vagy más, az elektronikus számla kiállításakor alkalmazott biztonsági intézkedéssel);
  • az archiválás helye (biztosítani kell az adóhatóság részére a hozzáférést).

Fontos, hogy az nem megfelelő, ha mindent kinyomtatunk és elrakunk egy mappába - a bizonylatok megőrzését elektronikusan kell biztosítani. Az sem jó megoldás, ha olyan rendszerre bízzuk a számlákat, amelyeket nem erre találtak ki. Kerülendő hosszú távon egy e-mail fiókban tárolni, vagy egyszerűen csak lementeni a dokumentumokat a számítógépre. Sokan használnak felhőszolgáltatásokat archiválásra, de ezek sem garantálnak megfelelő védelmet a törléssel vagy adatvesztéssel szemben.

Vállalkozói felelősség

Gondoskodni kell arról, hogy az e-számla évekkel később is olvasható legyen, fontos az eredet hitelessége, valamint a tartalom sértetlensége. Olyan helyen kell tehát tárolni a dokumentumokat, ahol biztonságban vannak. Ez lehet egy erre a célra kialakított, megbízható, felhőalapú archiválási szolgáltató, de akár egy jól felépített, saját informatikai rendszer is. Utóbbi kizárólag a nagyobb cégek esetében életszerű.

„Lehet, hogy sok kisvállalkozás számára rémisztőnek tűnnek a változások, de aggodalomra semmi ok. A szándék előremutató, de a gyakorlati alkalmazás tartogat jelentős kihívásokat mind a számlát küldő, mind a számlát befogadó fél számára” – húzta alá a Számlázz.hu ügyvezetője.

g
Ángyán Balázs, a Számlázz.hu ügyvezetője
Kép: Economx, Hartl Nagy Tamás

Lapunk kérdésére, miszerint az archiválásban a Számlázz.hu akkor is tud-e segíteni, ha nem a saját rendszeren keresztül érkezik be a számla, Ángyán Balázs elmondta: az elektronikus archiváláshoz a vállalkozóknak nem szükséges egy – egyébként elég költséges – saját infrastruktúra kiépítése és fenntartása, ugyanis a Számlázz.hu Számlaverzum szolgáltatásának köszönhetően bármely vállalkozás további beruházások és költségek nélkül eleget tehet a fenti kötelezettségének.

Máshonnan is jöhet a számla

Ezeken az elektronikus felületeken a felhasználók nemcsak a saját maguk által kiállított (kimenő), hanem a másoktól kapott (bejövő) számlákat is áttekinthetik. Amennyiben a számlát ugyanabban a rendszerbe állították ki, a számlakép is megjelenik, ami a könyvelés szempontjából hasznos. Más számlázóprogramból, illetve kézi számlatömbből kiállított számlák esetén az adatok a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) rendszeréből kerülnek be a fiókba, a számlaképet pedig külön lehet feltölteni.

A rendszer minden, számlaképpel rendelkező kimenő és bejövő számlát elektronikusan archivál, a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően. NAV-ellenőrzésnél ez az archivált forma megfelelő az adóhatóságnak, így a számlák elektronikus úton is benyújthatók.