Az új szabályozás (társadalombiztosítási nyugellátásról szóló törvény 99/A paragrafusa) szerint a munkavállalóra, valamint a volt munkavállalóra vonatkozó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig kell megőrizni a vonatkozó dokumentumokat. Emellett az iratok megtartásának kötelezettsége abban az esetben is fennáll, ha a munkáltató jogutód nélkül megszűnik. Ekkor a dokumentumok őrzésének helyét az illetékes nyugdíjbiztosítási szervnek is be kell jelenteni.

Korábban a munkáltatással kapcsolatban keletkezett dokumentumokat elvben nem lehetett selejtezni, tehát szükséges volt a hosszú távú megőrzésük, amely a PS szerint a bérszámfejtési és könyvelő szakmában 50 évet jelentett, még akkor is, ha ezt jogszabály egyértelműen nem írta elő.

Kapcsolódó

Az új szabályozás alapján most konkretizálódott az érintett iratok megőrzési ideje, például egy 1992-ben született munkavállaló esetében a munkáltató így is köteles 2062-ig megőrizni a nyugdíj-megállapítás szempontjából releváns dokumentumokat. Arra a foglalkoztatóra, aki a bejelentési vagy megőrzési kötelezettséget elmulasztja, illetve megszűnés esetén pedig a volt tulajdonosra mulasztási bírság szabható ki.

Az új eljárás kapcsán nem elhanyagolható tényező az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) sem, amelyet a foglalkoztatónak kivétel nélkül figyelembe kell vennie az iratok megőrzésekor. Eszerint ugyanis a személyes adatokat tartalmazó dokumentumok csak addig tárolhatóak, ameddig arra jogszabály kötelez, vagyis a munkáltatónak nem csak megőriznie kell az említett dokumentumokat, hanem ügyelnie kell arra is, hogy azok őrzési kötelezettsége mikor jár le, figyelve arra is, hogy az öregségi nyugdíj korhatára ilyen hosszú időszak alatt várhatóan módosul.

Az új szabályozás azzal, hogy az egyes munkavállalókra vonatkozó öregségi nyugdíjkorhatárhoz kötött megőrzési kötelezettséget írt elő, egyúttal azt is megszabja, hogy a megőrzési kötelezettség határidejét munkavállalónként külön-külön nyilván kell tartani. Így a hosszú évek óta tárolt munkaügyi iratokat tartalmazó dobozokat időnként fel kell bontani, és a már selejtezhető, valamint a GDPR szerint selejtezendő tartalmakat szelektálni is szükséges. Ez a folyamatosan működő foglalkoztatók számára is komoly kihívást jelent, nem hogy egy időközben megszűnt vállalkozásnak, illetve annak korábbi tulajdonosának.

A példában említett munkavállaló esetében az első jogszerű munkavégzésről már elektronikus úton adatot kellett szolgáltatni az adóhatóság felé, így ebben az esetben a munkáltató iratok megőrzésére vonatkozó kötelezettsége szinte értelmét veszti - mondta Horváth Gábor, a Process Solutions adószakértője.

Mindez egy új problémakört is felvet, miszerint a vállalatok esetében egyre nagyobb teret hódító adminisztráció csökkentésre való törekvéssel szemben most az érintett munkáltatók költsége lesz az is, hogy megfelelő feltételeket teremtsenek a dokumentumok tárolásához és a tárolt dokumentumok nyilvántartásához

A PS leányvállalataitól összegyűjtött információk alapján elmondható, hogy Szlovákiában, Csehországban vagy Romániában sem kedvezőbb a munkáltatók helyzete, bár ezekben az országokban a munkaügyi iratok megőrzési határideje jellemzően egy objektív 30 vagy 50 éves korlát szerint működik. A kivétel Lengyelország, ahol éppen 2019-től csökkent jelentősen (10 évre) a megőrzési kötelezettség.