Állítsd be, hogy az Economx az elsők között legyen a Google-találatokban!
Magyarországon az Audi vezette be elsőként a PKI alapú számlabefogadást - ez a kritikus, kibocsátani mondhatni bárki tud. A befogadói oldalon az volt az általános, hogy a kis cégek gond nélkül befogadták a számlát, hiszen azt viszonylag könnyen fel tudták dolgozni saját rendszerükben. A nagyobb vállalatok azonban, amelyek adott esetben több százezer számlát is befogadnak havonta, belefulladnak, ha a töménytelen pdf formátumú dokumentumot kezelni kell. Ez nyilván költségekkel is járt, így sokan inkább nem kértek ebből a lehetőségből. Erre megoldást nyújthat egy elektronikus szolgáltató igénybe vétele.
Ez jelenleg Magyarországon nem nagy divat, az elektronikus számlák 30-40 százalékát teszi ki, szemben például Németországgal, ahol ez az arány 95 százalék - mondta Jakabos Árpád, a First Businessport Kft. kereskedelmi igazgatója egy a cég által szervezett konferencián. Ennek nyilván az az oka, hogy ma - épp a bonyolult rendszerezés miatt elektronikus számlát inkább a kisebb cégek fogadnak be, nem mellesleg azért, mert akinek adott esetben beszállít, egyszerűen elektronikusan számláz neki, amit kénytelen elfogadni. A szolgálató beiktatásával egy virtuális nyomtató beiktatásával egységesen kezelhetővé válnak az adott esetben eltérő formátumú számlák. Emellett a szolgáltató a számlák archiválásáról is gondoskodik - erre egy kis cégnek nagy szüksége nincs, hiszen az ő átlátható és manuálisan is kezelhető számláit egy adathordozón is tárolhatja.
Elektronikus számlát kétféleképpen lehet kibocsátani. Az egyik az elektronikus aláírást és időbélyegzővel működtethető rendszer, a PKI. Pillanatnyilag itt nem kell megállapodniuk a partnerekkel arról, ha egy cg elektronikus számlát íván kibocsátani, ám jobb, ha a váltani akaró cég tájékoztatja a partnereit erről - mondta Kovács Ferenc, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal elnökhelyettesi tanácsadója egy a témában rendezett konferencián.
A másik megoldás az általában multinacionális cégek által alkalmazott, zárt rendszerű EDI - ezt a cégek jellemzően beszerzéseik lebonyolítására használják, de alkalmas a rendszer az elektronikus számla küldésére is. Mivel ez nem garantál a PKI-hez hasonlóan magas szintű biztonságot, itt szükséges a megállapodás a partnerek között. Az írásbeli szerződés mellett szükséges egy úgynevezett összesítő jelentés elkészítése is, ám ezt ma mg mindenképp papír alapon kell elkészíteni.
Azért a dolgok nem ennyire egyszerűek. Problémát jelenthet ugyanis, hogy az egyik partner elektronikus, a másik papír alapú számlát kap, hiszen egy cégnek a ügyelnie kell a számlakibocsátás során a folyamatos sorszámozásra. Itt - mondta Kovács - megoldást jelent a vegyes rendszer alkalmazása, vagyis az egyes sorszámú számla lehet elektronikus, a kettes pedig papír alapú. A kötegelt aláírás is megengedett, de csak napi szinten vagyis naponta elegendő egyszer aláírni elektronikusan a számlákat.
Kérdések persze a befogadói oldalon is vannak. Hogyan lehet például azokat megőrizni - adott esetben tíz évig. A hatóság alapelve az, hogy az adattartalom sértetlensége garantált legyen, hiteles maradjon annak eredete, és olvasható maradjon - ennek egy pdf formátum megfelel. Az teljesen mindegy, hogy ki őrzi meg az adott számlát, lehet ez az adózó maga, egy archiválási szolgáltató vagy akár harmadik személy.
Az ellenőrzések során nem kell különleges dolgokra felkészülni, mindössze a számítástechnikai eszközöket és dokumentációt kell biztosítani. Vagyis attól nem kell tartani, hogy az adóhatóság turkálni fog a cég számítógépeiben.
Az Audi 2007-ben vezette be az elektronikus számlázást, jelenleg 270 partnertől kapnak ilyen számlát, ez a beszállítók tizede. Elsősorban a nagyobb partnerektől kapnak elektronikus számlát, ez tavaly 255 ezer számlát jelent, ami a teljes számlatömeg harminc százaléka - mondta a cég képviselője. Persze a cél nem az volt, hogy az Audi innovatív legyen. A rendszer előnye, hogy egységes platformon tudják kezelni a beszállítóikat, nem kellett mindannyiukkal egyenként kapcsolatot kiépíteni és üzemeltetni. Összességében az új rendszer olcsóbb is, mint a papír alapú.
A cég azokat a partnereket vonja be a rendszerbe - amellett, hogy egyénileg vizsgálják és értesítik, segítik is őket - amelyek évente több mint ötven számlát állítanak ki. A cél persze az, hogy minden beszállító elektronikus számlát bocsásson ki.
A számla kiállítója mentesül a nyomtatási, postázási költségekről, a formai és tartalmi hibákat sokkal gyorsabban kezelni lehet, nem kell a postai átfutással, adminisztrációval több napos időveszteséget elszámolni. Az Audi számára további előny az automatikus könyvelés, iratkezelés - ez az általános költségszámláknál még nem lehet megoldani. Egyelőre a cég csak a First Businesspost által kezelt számlákat fogad be, de a társaság dolgozik azon, hogy más szolgáltatókat is bekapcsolhassanak a rendszerbe.
