Egy alkalmazott távozása többféle adatsértési kockázatot jelent a szervezetek számára. Hogyan lehet megőrizni a vállalati adatok biztonságát a munkavállalók elbocsátása során?
A távozó alkalmazottak – akár szándékosan, akár véletlenül – jelentős károkat okozhatnak a vállalat pénzügyeire és jó hírére nézve. A belső incidensek költségei 2018 és 2020 között 31 százalékkal ugrottak meg; a kár megközelíti a 11,5 millió amerikai dollárt. Ebből is látszik, hogy a hatékony kiléptetés minden biztonsági stratégia alapvető részét kell, hogy képezze – sajnos mégis túl gyakran figyelmen kívül hagyják.
Meg lehet-e bízni a (távozó) munkavállalókban?
A vállalat támadási felületeit általában a külső fenyegetések szemszögéből vizsgálják, pedig maguk az alkalmazottak is fenyegetést jelenthetnek - vélik az ESET kiberbiztonsággal foglalkozó szakértői. Ma már sok szervezetnél gyakorlatilag bárhonnan, bármilyen eszközről hozzá lehet férni a felhőalapú alkalmazásokhoz, adattárolókhoz és egyéb vállalati hálózati erőforrásokhoz. A produktivitás fenntartása miatt ez elengedhetetlen volt a pandémia idején, de a megfelelő kontroll hiányában az alkalmazottak így könnyebben kijátszhatják az adatvédelmi szabályzatot.
Egyes kutatások azt mutatják, hogy a szervezetek 43 százaléka egyáltalán nem rendelkezik olyan szabályzattal, amely megtiltja a dolgozóknak, hogy távozáskor magukkal vigyék a munkahelyi adatokat. Az ESET szakértői szerint még ennél is aggasztóbb, hogy például az Egyesült Királyságban csak a vállalatok 47 százaléka vonja vissza az épülethez való hozzáférést a kilépési folyamat során, és csak 62 százalék kéri vissza a vállalati eszközöket a kilépett dolgozóktól.
Más felmérések adataiból emellett az is kiderül, hogy a munkavállalók közel fele letölt, elment, továbbküld vagy kiszivárogtat munkával kapcsolatos bizalmas dokumentumokat, mielőtt elhagyja a munkahelyét. Ez leggyakrabban a tech, a pénzügyi és a tanácsadói szektorokban fordul elő.
Milyen károkat okozhat mindez?
Akár amiatt viszik magukkal az adatokat a kilépő dolgozók, hogy az új munkaadó kedvében járjanak, akár azért, hogy bosszúból ellopják vagy töröljék azokat, súlyos következményekkel járhat a szervezet számára:
- Vizsgálati, kármentesítési és tisztítási költségek,
- Csoportos keresetekből eredő jogi költségek,
- Hatósági bírságok,
- Márka- és hírnévkárosodás,
- Elveszített versenyelőny.
Hogyan lehet kiépíteni biztonságosabb kiléptetési folyamatot?
Az eseteket sokkal jobban lehetne kezelni, ha az érintett szervezetek hatékonyabb kiléptetési folyamatokat vezetnének be – tanácsolják az ESET szakértői. Ennek a folyamatnak már jóval azelőtt el kell kezdődnie, hogy a munkavállaló jelezné felmondási szándékát vagy elbocsátják.
Világosan kommunikáljuk a szabályzatot - Ha egyértelmű és írásos formában is elérhető irányelvekkel segítünk a munkavállalók számára megérteni a szellemi tulajdonjog határait, sok későbbi kellemetlenséget spórolhatunk meg. Egyértelmű figyelmeztetéseket is mellékeljünk arról, hogy mi történik, ha egy munkatárs megszegi a szabályzatot.
Vezessük be a folyamatos nyomon követést - Ha egy alkalmazott a vállalat elhagyása előtt információkat akar lopni, akkor valószínűleg már jóval azelőtt nekikezd, hogy értesítené a HR-t a munkahelyváltásról. Ezért a szervezeteknek olyan felügyeleti technológiákat kell bevezetniük, amelyek folyamatosan rögzítik és jelzik a gyanús, szokatlan tevékenységeket – természetesen a helyi adatvédelmi törvények betartásával és a munkavállalók etikai aggályainak figyelembevételével.
Legyen kéznél egy szabályzat és egy előre meghatározott folyamat - Tervezzük meg előre a munkafolyamatokat: míg szinte minden szervezetnek van beilleszkedési protokollja, sokan elfelejtik ugyanezt megtenni a távozó alkalmazottak esetén. A következőket érdemes belevenni a kilépési protokollba:
- Az összes alkalmazáshoz és szolgáltatáshoz való hozzáférés visszavonása és a jelszavak visszaállítása
- Épület-hozzáférések visszavonása
- Kilépési beszélgetés a gyanús viselkedés ellenőrzésére
- Egy utolsó vizsgálat futtatása a felügyeleti/naplózási eszközökön a szokatlan tevékenységre utaló nyomok észlelése érdekében.
- Gyanús tevékenység észlelése esetén a HR/jogi osztály felkeresése
- A fizikai vállalati eszközök maradéktalan visszakérése
- E-mail-továbbítás és fájlmegosztás megakadályozása
- A licencek újbóli kiosztása más felhasználóknak
