Ahogy növekszik a cég, úgy előbb-utóbb elkülönül a cég képviselőjének, tulajdonosának személye attól, aki előkészíti a pénzügyi tranzakciókat a banki rendszerben. De vajon hogyan adjunk hozzáférést a kollégáknak a pénzügyekhez anélkül, hogy elveszítenénk az ellenőrzést?
Néha nehéz lehet vállalkozóként mindent egy kézben tartani: a termelés vagy a szolgáltatás nyújtása mellett intézni kell a bevétel teremtést, a könyvelést, a számlák kifizetését, az anyagbeszerzést, a munkaerő menedzselését, vagy épp a fejlesztéseket. Nyilván ez előbb-utóbb azzal jár majd, hogy delegálni kell az egyes feladatokat.
De mi legyen közülük a bankolással, ami a vállalkozás vagyonát kezeli? A BiztosDöntés.hu szakértőinek segítségével utánajártunk a lehetőségeknek, amellyel a cégtulajdonos hozzáférést adhat és delegálni tudja a feladatokat.
Jogosultsági szintek a hazai banki mobilapplikációkban
A pénzügyekben szerencsére már régóta nem kell érzékeny adatokat megosztani a delegáltakkal. A pénzügyi szolgáltatók ugyanis különböző jogosultsági szinteket alakítottak ki, amellyel a vállalkozás egyes szereplői, mint például könyvelő, pénzügyes, cégképviselő más-más jogosultságokkal léphetnek be az applikációba vagy az internetbankba, és végezhetnek műveletet.
Az egyes felhasználói fiókokban eltérő szerepkörök határozzák meg, hogy ki milyen funkciókhoz fér hozzá felhasználónként, így a jogosultságok eltérőek lehetnek. A legmagasabb szerepkör a cég képviselőjéé, aki minden funkciót elér. Ezt a közhiteles nyilvántartásból azonosítja be a pénzügyi szolgáltató, és több személyre is szólhat, közös képviselet vagy több tulajdonos esetén.
A többi felhasználói jogot a cég képviselője állíthatja be a szolgáltató mobilalkalmazásában vagy internetbankjában.
A BinX, az első hazai neobank, mely kizárólag egyéni vállalkozóknak és cégeknek szolgáltat, például az alábbi szerepköröket alakította ki: rögzítő, önálló tranzakció aláíró, együttes tranzakció aláíró, együttes cégjegyző, önálló cégjegyző, illetve egyéni vállalkozó.
Az aláírásra váró tranzakciók listáját a kizárólag rögzítő szerepkörrel rendelkező felhasználók csak látják, de nem kezelhetik. A tranzakció aláíró, cégjegyző vagy egyéni vállalkozó szerepkörrel rendelkező felhasználók viszont kezdeményezhetik a tranzakciók aláírását, vagy egy több tranzakcióból álló tranzakció kosár létrehozását.
A tranzakciók státusza háromféle lehet: aláírásra váró, második aláírásra váró (együttes jogosultság esetén), illetve jóváhagyásra váró. A tranzakció csak az aláírást követően indul el.
Az önálló cégjegyző tehát minden jogosultságot megkap, de az együttes cégjegyzők már nem tudnak például kártyát igényelni, aktiválni, letiltani vagy PIN-kódot megtekinteni. Az internetes vásárlási jelszót sem látják, sőt, az SMS-kód mobil telefonszámát sem. A napi kártyalimitet sem tudják módosítani.
Az önálló vagy együttes tranzakció aláírók nem tudnak ezen kívül számlacsomagot módosítani, felhasználói hozzáférést kezelni, ügyfélnyilatkozatot módosítani vagy szerződést megszüntetni. Végül a rögzítő jogosultsággal rendelkező felhasználó tranzakciót sem tud aláírni vagy törölni.
Ugyanakkor a rögzítő is tehet egy sor dolgot, így például látja a tranzakció történetet, kezelheti a partnereket, új felhasználót hívhat meg, letölthet fedezetigazolást, számlakivonatot vagy szerződéses dokumentumot, és beállíthatja a Számlázz.hu Autokassza adatkapcsolatot is.
Az Ersténél az Erste Business MobilBank applikáció önállóan nem kezel jogosultságokat, ez csak internetbankkal beállítható funkció. Alapvetően négyféle jog állítható be:
- a megtekintési jog, amely csak egyenleglekérdezésre és kimutatásokra jogosít,
- a rögzítési jog, amellyel tranzakciót lehet rögzíteni, de nem lehet elküldeni,
- az aláírási jog, amellyel el is lehet küldeni
- és az adminisztrátor.
Az aláírási joghoz alapesetben beállításra kerül a lekérdezési jog is, amely magában foglalja a megtekintési és rögzítési jogokat. Ez alól kizárólag a számlatulajdonos kérésére lehet eltérni.
Az adminisztrátor képes sokféle jogosultságot módosítani, új felhasználókat is felvehet, ugyanakkor nem kezelhet gyakori tranzakciókat. Csak egyes speciális tranzakciókat kezelhet, mint például deviza bankgarancia kibocsátása vagy import akkreditív nyitási megbízás. Kezelhet ugyanakkor lekötött betétet, amit az aláírási joggal rendelkezők nem érnek el.
Az Ersténél egy hatalmas, két oldalas PDF mátrix mutatja meg, hogy mely tranzakciót milyen jogosultsággal lehet látni, illetve kezelni. A táblázat azt is megmutatja, hogy mely elektronikus csatornán milyen tranzakciókat lehet elérni.
Van, ahol a jogosultság mátrix kész karácsonyfa!
Az OTP Banknál is létezik többszintű jogosultság a vállalkozói rendszerben, de a mobilapp nem kezeli ezt önállóan, azt az internetbankban lehet beállítani. A rendszerben több felhasználó is kezelhető, akiknek különböző szerepkörök adhatók, mint például meghatalmazott, képviselő.
A cégjegyző a saját profilja mellett, amelyben számlatulajdonosként látja a saját számláit, beállíthat egyéb profilokat is. Ezekbe a további profilokba azok a számlák kerülnek, amelyeknek a felhasználó nem számlatulajdonosa vagy a társtulajdonosa, de meghatalmazással mégis kezelheti ezeket. Ezek a számlák külön-külön profilok alatt jelennek meg az eredeti számlatulajdonosok nevével az OTP InternetBankban vagy az OTP MobilBankban.
Vagyis az OTP Bank egy többszereplős, szerepkör-alapú modellt biztosít a felhasználóknak, amely támogatja a tranzakciók külön lépésben történő jóváhagyását. A jóváhagyás a beállított aláírási rend szerint lehetséges, több felhasználó részvételével. Egy tipikus esetben a könyvelő rögzíti az átutalást az internetbankban, amit a cégjegyző a mobilapplikációján hagy jóvá.
A K&H Bank vállalkozói rendszerében kifejezetten fejlett formában állítható a jogosultság az e-bank (asztali internetbank) rendszerében, mely kihat a mobilalkalmazásra is. Itt több felhasználó is kezelhető, melyekre különböző szerepkörök állíthatók be és több lépcsős jóváhagyás is elérhető. Ezek kezelésére a mobilalkalmazás is alkalmas.
- A cégjegyző felhasználó teljes jogkört kap, és ezzel további felhasználókat és jogosultságokat állíthat be.
- Az adminisztrátor jogosultságokat képes beállítani, de ezekhez jóváhagyás is szükséges.
- A rögzítő tranzakciókat visz fel a rendszerbe,
- míg az aláíró jogkörrel jóváhagyható és aláírhatók a megbízások.
- Létezik egy betét ügyintézői jogosultság is, mellyel az adott felhasználó betétlekötést és felmondást végezhet, továbbá lekérdezheti a betétek listáját is.
- A bankkártya-ügyintéző jogosultsággal pedig a felhasználó le tudja kérdezni a bankkártyák listáját, vásárlási és napi limitmódosítást végezhet, melyet a cégjegyző hagyhat jóvá.
A rendszer támogatja a rögzítést, majd a későbbi aláírást, és a külön felhasználó általi jóváhagyást, akár több aláíróval is. Több megbízás csoportosan is aláírható.
Végül, a Raiffeisen Banknál is léteznek különféle szerepkörök, mint például meghatalmazott, vagy aláíró, és működik a kettős aláírás is, de itt sem a mobilapplikációban történik a jogosultság kezelése.
Erre az asztali internetbank, vagyis márkanevén a Raiffeisen DirektNet szolgál, és az ott beállított jogosultságokkal történik a tranzakciók indítása és azok jóváhagyása. A mobilapplikáció emellett mobil tokenként is működik, amely hitelesítésre szolgál.
Amiben a Raiffeisen rendszere különbözik más applikációktól, az az, hogy közös aláírási jogosultság esetén a mobilapplikáció csak korlátozottan használható, tehát bizonyos funkciók egyáltalán nem érhetők el mobilon. Egyediség az is, hogy tranzakció rögzítésére a mobilapp nem használható, csak az internetbank.
A DirektNet rendszerében több felhasználó, több szerepkör is létrehozható, továbbá többes aláírás is lehetséges, míg a mobilappban is aláírható a tranzakció, vagy kezelhető a számla. Tehát itt is működik az, hogy például a pénzügyes rögzíti az átutalást az internetbankban, amit a cégjegyző mobilon aláír, de két aláíró esetén a mobilos működés korlátozott lehet. Ilyenkor egyes műveletek csak a DirektNetben vihetők végig.
Összességében a pénzügyek delegálása minden banknál megnyugtatóan megoldható, és a vállalkozó bátran koncentrálhat a vállalkozása egyéb feladataira. A bankok nagyon megbízhatóan működő jogosultsági rendszerekkel várják a hazai egyéni és társas vállalkozókat.
