Állítsd be, hogy az Economx az elsők között legyen a Google-találatokban!
Száz százalékig kiküszöbölheti a vállalatok, hivatalok életéből a papírhasználatot az elektronikus dokumentumkezelés? – kérdeztük Kolesár Andrástól, a 14 éve ilyen technológiákkal foglalkozó UniOffice Rendszerház Kft. ügyvezető igazgatójától.
Majdnem teljes mértékben megszüntethető a papírhasználat, kivételt csak a kifejezetten érzékeny dokumentumok, szerződések, okmány jellegű anyagok jelentenek, amelyeket részben azért kell még ma is archiválni papíron, mert a címzettek még nem készültek fel a hivatalos dokumentumok elektronikus fogadására.
n Nem játszik szerepet ebben a nem kézzel fogható formában archivált anyagok elveszésétől való félelem?
n A papír dokumentumok legalább annyira sérülékenyek, mint az elektronikus adattárolók, csak sokkal több helyet foglalnak és a hagyományos archívumokban sokkal nehezebb bármit megtalálni.
n Az informatika iránt érzékenyebbeknek ez elfogadható érv, de talán az ügyfeleik jelentős részére nem ez a jellemző…
n A megrendelőink ebből a szempontból két részre oszthatók. Vannak köztük olyanok – kis és nagy cégek egyaránt –, amelyek azonnal felismerik az elektronikus dokumentumkezelés előnyeit, a könnyű nyomon követhetőséget és visszakereshetőséget, a gyorsaságot, azt, hogy akár több százezer ügyféllel folyó levelezést, ügyintézést könnyen át lehet tekinteni, és vannak olyanok, amelyeknél ellenérdekekbe ütközik a technológia bevezetése. Nem mindenki örül annak, hogy mintegy szem előtt van a munkája, könnyen kideríthető – mivel az ügyek állásának elektronikus nyilvántartásából lekérhető – hogyan áll a feladatai elvégzésével, azaz nem tud „hasalni”, nem tudja kimagyarázni magát.
Az e-dokumentumkezelésre is igaz az, amit minden informatikai projekttel kapcsolatban meg szoktak említeni: sikeres bevezetése és működése azon múlik, hogy a bevezető szervezet felső vezetése eltökélten mellé áll-e vagy sem. Ha igen, akkor hiába mondják a beosztottak vagy az alsóbb szintű vezetők, hogy náluk nem működik a rendszer – mert mondjuk nem szeretnék, hogy a főnök jól lássa mi folyik a területükön –, a vezetés rá fog mutatni, hogy nála bizony minden rendben van, s elvárja, hogy mások is alkalmazkodjanak az elektronikus ügyintézés követelményeihez.
n Nem válik ettől túl merevvé a vállalatok, hivatalok belső adminisztrációja?
n Az elektronikus dokumentumkezelés önmagában nem korlátozza azt, hogy a munkatársak levelezést kezdeményezzenek, munkafeladatokat adjanak és vállaljanak, csak a jogosultságok pontos meghatározásával ésszerű korlátok között tartja ezt. Másként fogalmazva megtalálja az ésszerű középutat a például az internetes fórumokra jellemző szabadság – bárki feliratkozhat és alig korlátozott keretek között „mondhatja a magáét” – és a teljes szabványosítás között.
Ez utóbbira azért van lehetőség a rendszeren belül, nevezetesen vannak olyan folyamatok, például bizonyos típusú számlák, bizonylatok kezelése, amelyek szabályozott keretekbe terelhetők, meghatározott csoportok, például vállalati osztályok részvételével végezhetők stb. De ez, ismétlem, nem vezet a rendszer egészének merevségéhez, pusztán adott rutinfolyamatokat fog át.
n Bizonyára vannak olyan jogszabályok is, amelyek előírnak bizonyos dokumentumkezelési szabályokat – milyen adatokat kell tartalmazniuk mondjuk a beadványoknak, ügyfélpanaszoknak, kikhez kell eljutniuk, ha elintézték őket, hogyan és meddig kell irattárba kerülniük stb. A törvényi szabályozást hogyan követik az e-dokumentumkezelő rendszerek?
n A vállalatunknál úgy oldjuk ezt meg, hogy jelentős közigazgatási, üzleti tapasztalattal rendelkező munkatársakat foglalkoztatunk házon belül és külsősként is. Elektronikus dokumentumkezelő rendszereink fele-fele részben hordoznak jogi, közigazgatási, üzleti logikai, illetve informatikai tudást.
n Ha ennyi munka fekszik bennük, akkor több várható el tőlük, mint hogy segítsék a felhasználókat a papírtakarékosságban. Ennek az elvárásnak hogyan felelnek meg?
n Úgy, hogy az alacsonyabb papírköltségek az elektronikus dokumentumkezelés kisebb hasznai közé sorolhatók. Fontosabb ennél a felgyorsult reakcióidő, például az ügyfelek kéréseire adott gyorsabb válaszadás, vagy az ügyintézés nyomon követhetősége. Talán a legjelentősebb előny a dokumentumok keresgélésének megszűnése. Sok ügyfelünk számolt be arról, hogy korábban rengeteg idejét rabolta el a papírok közötti kutakodás, míg az elektronikus dokumentumtárban – amelyben ügyenként csoportosítva a teljes adminisztrációs lépéssort átnézheti – bármit azonnal megtalál.
