Egy projekt életciklusának az egyik legkevésbé ismert és feldolgozott ciklusa az az időszak, amikor a pályázatunkat már benyújtottuk, de a támogatási szerződést még nem kaptuk kézhez. Ez az időszak 2-3 hónaptól akár több évig is eltarthat, legtöbbször azonban körülbelül 4-6 hónapot vesz igénybe. A folyamat erősen függ attól, hogy hazai elbírálású pályázatról (pl. GVOP), vagy közösségi programról (FP6, LIFE–III) van-e szó. Míg az előző esetben jóval egyszerűbb a helyzetünk, hiszen a szerződéskötést többnyire nem előzi meg komolyabb tárgyalás, addig egy közösségi program esetében valós tárgyalás, olykor alkudozás zajlik a pályázó és a brüsszeli hatóságok között.
A pályázati anyag beküldése
A pályázat benyújtására több lehetőség van. Léteznek tisztán elektronikus és tisztán papíralapú megoldások, de elképzelhető a kettő kombinációja is. A benyújtás módjától független azonban, hogy jellemzően adott nap adott órájáig kell pályázatunknak a megadott címre (szerver vagy postázó központ) megérkeznie. Egyes tagállamokban – főként a Strukturális Alapok esetében – előfordul, hogy a határidő vizsgálatakor a feladás dátuma (postabélyegző) számít. Mindkét esetben igaz ugyanakkor, hogy a határidő után érkezett pályázatokat érdemi bírálat nélkül elutasítják.
Az első visszajelzés
A pályázathoz szinte minden esetben csatolni kell egy olyan dokumentumot, amelyet az átvétel igazolásaként a pályázat benyújtását követő egy-két héten belül faxon vagy levélben kapunk vissza. Ebben az angolul Acknowledgement of Receiptnek nevezett dokumentumban megtalálhatjuk a pályázatunknak adott hivatkozási számot. A bírálati folyamat később fázisaiban erre a számra hivatkozva kérhetünk további információkat, amennyiben erre lehetőség van. Az Acknowledgement of Receipt nem jelent semmilyen pozitív információt a bírálat szakmai részével kapcsolatosan, csupán arról informálnak minket, hogy pályázatunkat határidőre benyújtottuk, így annak feldolgozására, bírálatára lehetőség nyílt.
Hiánypótlás
A hiánypótlás intézményrendszere csupán a Strukturális Alapok egyes pályázati felhívásainál létezik, a közösségi programoknál ez szinte teljes egészében hiányzik. Ennek legfőbb oka a két pályázattípus különbözőségében rejlik. Míg a strukturális alapok pályázataihoz jellemzően igazolások, mérlegek, cégkivonatok, árajánlatok hadát kell csatolni, addig ezek csatolására a közösségi programoknál – legalábbis a projektjavaslat benyújtásakor – nincs szükség. Így míg az előző esetben a sok csatolandó dokumentum miatt könnyen kifelejthetünk valamit, a hatóságok lehetőséget adnak e hibák kijavítására, azaz a hiánypótlásra. Mivel azonban a közösségi programok pályázataihoz ilyen dokumentumok csatolása többnyire nem szükséges, nincs lehetőség a hiánypótlásra sem. Természetesen mindkét esetben előfordulnak kivételek, ezeket azonban a pályázati felhívás szövege pontosan tartalmazza.
Második visszajelzés: bírálati pontszámok
Ha a pályázati anyagot hiánypótlással, vagy anélkül bírálatra alkalmasnak találták, a bírálati folyamat első fázisa következik, amely legalább 2-20 hétig tarthat. Ez idő alatt a korábban már leírt módon és szempontrendszer alapján fogják megítélni pályázatunkat minőségét. Ennek eredményét összegzi az ún. Consensus Meeting Form, vagy bírálati összesítő. Ebben nem esik szó arról, hogy pályázatunk sikeres, vagy sem, legtöbbször csupán az egyes bírálati szempontokra kapott pontszámokat tüntetik fel, rövid összegzéssel. Természetesen ha a kapott pontok alatta maradnak a szintén itt feltüntetett ún. küszöbértéknek (Threshold Mark), akkor projektünknek nincs esélye támogatást kapni. Ha a bírálat során kapott pontok a küszöbérték felett vannak, úgy projektünk rákerült a támogatható projektek listájára, és a rendelkezésre álló pénzösszeg, valamint a kért támogatási összeg alapján fog eldőlni, hogy a lista első hány helyezettje részesülhet támogatásból. Értelemszerűen ha az első pár helyezett rendkívül nagy összeget igényel, akkor a támogatott projektek listája viszonylag rövid lesz, és vica versa.
Harmadik visszajelzés: az elfogadó, vagy elutasító levél
Az egyik legjobban várt visszajelzés a pályázati folyamat során a pályázat elfogadásáról vagy elutasításáról értesítő levél. Ha a pontszámaink a küszöbérték alatt vannak, akkor a levél tartalma nem lesz meglepetés. Az is előfordulhat azonban, hogy bár a pontszámok alapján megfeleltünk, a sok jó projekt miatt mégsem kapunk támogatást, azaz a nálunk is jobbak felették a teljes támogatási keretet. Ha pontszámaink abszolút értelemben és relatíve is jók, akkor projektünk támogatást kaphat. Fontos azonban megjegyezni, hogy még itt sem arról értesítenek minket, hogy a támogatást megkaptuk, csupán arról, hogy a Bizottság - vagy a hatóság - szeretné projektünket támogatni, és ennek érdekében elkezdhetjük az ún. szerződéskötési tárgyalásokat. Ennek érdekében a levélhez csatolt mellékletekként általában megnevezik a szerződéskötési tárgyalásért felelős személyt és a csatolják a szerződéskötési tárgyalások megkezdéséhez szükséges dokumentumok listáját.
