A mostani szabályok szerint általánosságban minden, 250
főnél több foglalkoztatottal rendelkező és bizonyos, a pénzmosási jogszabályok
alá eső cégeknél már fel kellett állítani a visszaélés-bejelentési rendszert a
nyáron. Itt tehát nem lesz változás.
Ami változik, hogy december 17-től már a
50-249 főt foglalkoztató cégeknél is kötelező lesz a visszaélés-bejelentési
rendszer – emelték ki a Schönherr Hetényi Ügyvédi Iroda szakértői.
Bognár Alexandra, az Economx megkeresésére elmondta: a
törvény ugyan nem mondja ki, hogy a cégeknek pontosan hányféle bejelentési
csatornát kell kiépíteniük, de talán
praktikusabbnak tűnik, ha a cégek nem csupán egy csatornát tesznek elérhetővé a
bejelentők számára.
A cégek ebben relatív szabad kezet kapnak, a jogszabály
ugyanis ezzel kapcsolatban azt a minimumszabályt rögzíti, hogy a bejelentő
választhat, hogy szóban, vagy írásban szeretne bejelentést tenni – hangsúlyozta
Suller Noémi.
Ez praktikusan azt jelenti, hogy a cégek szabadon dönthetik el, hogy személyes bejelentésre adnak lehetőséget, telefonos forródrótot, panaszdobozt, erre dedikált e-mailcsatornát, online platformot, vagy külön erre fejlesztett appot használnak, illetve ezek vegyes kombinációját.
Szakmai
körökben van olyan értelmezés is, amely szerint ezek nem vagylagosak, hanem
is-is kötelezettségek, tehát egy szóbeli és egy írásbeli megoldásnak minimum
lennie kell – tette hozzá.
Kulcsfontosságú elem a bejelentők védelme
Bognár Alexandra szerint ha valaki a személyes bejelentést
választja, akkor az adott cégnél a bejelentések fogadására kijelölt szervezeti egységhez
(például a HR-osztályhoz) tud fordulni és a megilleti a jóhiszemű bejelentéssel járó
védelem.
Tehát, például nem lehet retorziót alkalmazni a bejelentővel szemben pusztán
azért, mert bejelentést tett.
Ám arról szó sincs, hogy az egész HR-osztálynak
kell végighallgatnia a bejelentést vagy később foglalkoznia az ügyével. A törvény
óvatosan fogalmaz azzal kapcsolatosan, hogy egy-egy bejelentést hányan
ismerhetnek meg, ezért javasolt, hogy egy vagy két munkatárs
bőven elég erre a feladatra, ha házon belül kezelik a bejelentéseket, és ők is
olyan személyek legyenek, akik ténylegesen a bejelentések kivizsgálását
intézik.
Természetesen anonim módon, vagy bejelentővédelmi ügyvéden,
külső szolgáltatón keresztül is megtehető a bejelentés. Ám mindenképp van egy kulcsfontosságú
elem, ez pedig a bejelentők védelme. A védelem maximális szintjét jelenti,
amikor a bejelentés anonimizálásra kerül (például eleve a rendszer által).
Az is erősíti ezt a védelmet, hogy a jogalkotó döntése
szerint a visszaélés-bejelentés miatti hátrányos intézkedés megtétele, vagy a
visszaélés-bejelentés akadályozása, illetve akadályozásának megkísérlése
szabálysértésnek minősül.
Így például a vizsgáló nem lehet olyan személy, aki érintett a bejelentés szerinti cselekménnyel vagy kötődik ahhoz az illetékeshez, aki az ügyben gyanúba keveredett.
A személyes adatok
védelme
Miután beérkezik egy bejelentés, a rendszer működtetőjének a
beérkezés visszaigazolásában tájékoztatnia kell a bejelentőt arról, hogy miképp
védik a személyes adatait. Ezek az adatok egyébként szűk körben, csak a
bejelentés kivizsgálása és orvoslása céljából kezelhetők (minden mást törölni
kell), és kizárólag a kivizsgálásában résztvevő bejelentővédelmi ügyvédnek,
illetve külső cégnek lehet továbbítani őket.
Éppen ezért a bejelentési rendszert eleve úgy kell
kialakítani, hogy a bejelentők személyes adatainak védelme megvalósuljon.
Ez az, ami nem
bejelentővédelem
Bognár Alexandra kiemelte: az adatvédelmi szabályokat
is figyelembe véve nem felelnek meg ennek a célnak bizonyos megoldások.
Például a munkahelyi közös konyhában elhelyezett, bárki által kinyitható panaszdoboz, vagy egy olyan e-mail fiók, amelyhez több, a kivizsgálásban részt nem vevő munkavállaló is hozzáférhet.
Nem szerencsés az sem, ha például a beérkező panaszok
átmennek a recepción, vagy olyan személyek tudomására jutnak, akik nem vesznek
részt a kivizsgálás lefolytatásában vagy a visszaélés orvoslásában.
Az
adatvédelmi szabályok betartására azért is kell fokozottan figyelnie a cégeknek,
illetve más rendszerműködtetőknek, mert azok megszegése akár hatósági bírság
kiszabásához is vezethet.
A bejelentés
kivizsgálása
Egy-egy bejelentést követően a visszaélés-bejelentő rendszer
üzemeltetőjénél két határidő is elindul: egy rövid, hétnapos határidő arra,
hogy a bejelentő kapjon egy megerősítést arról, hogy a bejelentését a cég
megkapta. Ez az írásban tett bejelentésekre vonatkozik, hiszen a szóban tett
bejelentésnél ez értelemszerű.
A másik határidő a bejelentés érdemi kivizsgálására
vonatkozik, ahol a cégeknek főszabály szerint harminc napjuk van erre. A
vizsgálat maga interjúztatást, adatbegyűjtést és adatelemzést jelent.
Tényfeltáró, vagy konfrontatív interjút általában az érintettekkel, az
esetlegesen információval rendelkező személyekkel, illetve magával a bejelentővel
érdemes lefolytatni.
A panasztörvény gyakorlatilag bármely jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekmény vagy mulasztás bejelentését lehetővé teszi, kezdve például közbeszerzési eljárások során tapasztalt visszaéléstől, a szakmai titoktartás elmulasztásán át, egészen a fogyasztóvédelmi vagy környezetvédelmi szabálysértésekig – írta meg korábban az Economx.
Mellőzött, alaptalan
és megalapozott bejelentés
Ha a bejelentést teljes mértékben azonosíthatatlan személy
tette, tehát még az sem derül ki, hogy egyáltalán jogosult-e bejelentést tenni,
az ilyen bejelentés kivizsgálása mellőzhető. A bejelentőnek ebben az esetben
arról kell visszajelzést adni, hogy a bejelentés kivizsgálását miért mellőzte a
cég.
Ha a bejelentés kivizsgálásra kerül, akkor pedig kétféle eredmény lehet: a bejelentés alaptalan vagy alapos (megalapozott) volt. A bejelentőnek mindkét esetben visszajelzést kell adni erről és tájékoztatni, hogy a bejelentés alapján miért történt vagy nem történt intézkedés.
Ha megalapozott volt a bejelentés, akkor a cégeknél többféle
tennivaló, sőt kötelezettség is lehet. Az is elképzelhető, a munkajog körén
kívül esik az ügy, és például egy zaklatási ügyben a cégnek kötelező büntetőfeljelentést
tennie – hangsúlyozta végezetül Bognár Alexandra.
