Állítsd be, hogy az Economx az elsők között legyen a Google-találatokban!
- Az IFUA meghirdetett egy konferenciát, amelynek A vállalatirányítás újraszervezése címet adták. Miért téma még mindig az irányítás korszerűsítése?
- Nem csak a tőke és a technológia dönt a vállalatok közötti éles versenyben. Életképes üzletágakhoz könnyű finanszírozót találni. A technológiák jórészt megvásárolhatóak. Az emberi, vezetői tényező az, ami adott és legfeljebb javítható. A vezetés alacsony színvonala azonban hatalmas pusztítást vihet végbe a társadalomban: a vezetés szakszerűtlenségének termelési és innovációs kultúrák, munkahelyek, emberi sorsok esnek áldozatul. Kompetens főnökök mellett a munka öröm, míg egy inkompetens csődtömeg pokollá teszi a beosztottak életét. A vezető mobilizálja az erőforrásokat vagy hagyja őket parlagon heverni; tőle függ a társadalom termelékenysége és innovációs ereje, a társadalom egészségi és képzettségi szintje. A vezetés versenyben áll. Versenyben a világgal. A cégek fennmaradása ma jórészt a vezetés színvonalától függ.
- Még nem hallottam olyat, hogy egy gyárat a vezetés alacsony színvonala miatt zártak volna be!
- Tényleg nagyon ritkán történik ilyesmi. A csődhelyzet közvetlen kiváltó oka mindig valami egyéb. Az utolsó csepp a pohárban általában a fizetőképesség elveszítése. A szervezet betegsége hosszú éveken át fejlődik ki és válik krónikussá.
- Az elmúlt évek egyik slágere a Business Process Reengineering, vagyis az üzleti folyamatok újraszervezése. Nem volt még elég a sok átszervezésből?
- Az IFUA rendszeresen végez felmérést a magyar gazdálkodó szervezetekről. A rendezvény apropóján elég csak a tervezési folyamatok kiforratlanságát említenem. Az elmúlt év végén készített elemzésünkben ötven hazai közép- és nagyvállalat szerepelt, amely szerint az üzleti tervezés átlagosan hat-nyolc hónapig tart. Még siralmasabb a helyzet a havi és negyedéves jelentésekkel. Csak minden huszadik cég képes arra, hogy a havi zárást és jelentést öt napon belül elkészítse. Úgy tűnik, hogy az irányítás folyamatai kimaradtak az újraszervezésből.
- Lehetséges egyáltalán újraszervezni a vezetést? Hiszen vagy rendelkezik valaki vezetői adottságokkal, vagy nem! Talán éppen azért marad el az újraszervezés, mert a beteg képtelen önmagán elvégezni a kezelést?
- Nehéz körülmények között a vezetés felértékelődik. Ez persze táptalajt adott egy sor tévhitnek és messianisztikus koncepciónak. A vezető legyen karizmatikus, dinamikus, erőteljes. Adjon értelmet a szervezetnek, legyenek víziói, inspirálja munkatársait és váljon azonosulási ponttá. Hirtelen a tüzéptelepeknek és májkrémgyárnak már nem is vezetőre, hanem leaderekre, vagyis vezérekre van szükségük. Pedig nem a vezetők személyiségjegyeiről kellene beszélni, hanem arról, amit tesznek.
A vezető ugyanúgy, mint száz éve, néhány feladatot lát el. Gondoskodik a célokról, dönt, ellenőriz, szervezi és fejleszti, segíti a munkatársakat. Az irányítás, amely az első három feladatra terjed ki, ugyanúgy üzleti folyamatokból áll, mint az értékesítés vagy a logisztika. Ezek a folyamatok is elemezhetőek, tervezhetőek és ezzel javíthatóak is. Ezeknek a folyamatoknak is van legjobb gyakorlata, ami tanulmányozható és elsajátítható.
Félreértés ne essék, persze, hogy jobb lenne, ha minden vezető Nagy Sándor a hadvezér, Einstein a tudós és Hofi Géza az előadóművész képességeivel rendelkezne. Különös gonddal kell kiválasztani a nagyvállalatok elsőszámú vezetőit és néhány kulcsemberét. Csakhogy a vezetés ma már egy tömeges foglalkozás. A decentralizáltan működő szervezetekben rengetegen kapnak önálló hatáskört és felelősséget a célok eléréséért. Ennyi szupermen azért nem létezik. Átlagos képességű emberektől kell megfelelő színvonalú vezetői teljesítményt elvárni.
- Mitől vált a tervezési folyamatok átalakítása hirtelen aktuálissá?
- A probléma nem most hirtelen vált feszítővé. A nemzetközi, illetve globálisan működő cégek hosszú évek óta dolgoznak tervezési, számviteli és beszámolási folyamataik korszerűsítésén. Míg az imént említett felmérés szerint a magyar vállalatok átlagosan hat-nyolc hónapon keresztül készítik el üzleti terveiket, addig a legjobb gyakorlat nem haladja meg a két hónapot. És amíg a havi riportok átlagosan két hét alatt kerülnek a vezetők asztalára, addig a legjobb gyakorlat szerint legfeljebb öt nap lenne indokolt. A legelmaradottabb a helyzet a hazai közszolgáltatásban, ahol az irányítási folyamatok megtervezésére, szabványosítására is csak elvétve akad példa. A versenyszférában a piac gyorsabban bünteti meg a vezetés szakszerűtlenségét. Ahol nincs piaci verseny, ott kevesebb a kényszerítő erő a vezetés színvonalának javítására. Ha elfogy a költségvetés, akkor legfeljebb kilincselnek újabb forrásokért. Ha tarthatatlan a helyzet, új vezetőt neveznek ki, de a helyzet csak lassan változik.
- Ezek szerint a közszolgáltatásban is ugyanazokat a vezetési módszereket kell alkalmazni, mint a versenyszférában?
- Igen, természetesen. A különbség a gazdaság és a közhivatalok irányítási módszerei között sokkal kisebb, mint azt legtöbben gondolják. A valódi különbséget a közhivatalok átpolitizáltsága és monopolhelyzete okozza. A verseny hiánya elkényelmesedéshez, kontraszelekcióhoz és bürokráciához vezet!
- Mennyibe kerül egy projekt, amely újraszervezi a tervezési és beszámolási folyamatokat?
- A konkrét összeg három dologtól függ: hova akarunk megérkezni, honnan indulunk, és mivel utazunk. A koncepcionális kérdések döntik el a projektköltségek 90 százalékát! Meddig tarthat a tervezés? Milyen előrejelzéseket várunk el? Hány napig tarthat a zárás? Milyen jelentési szabványokat alkalmazunk? Mely szegmensekre és felelősségi egységekre terjesztjük ki a rendszert? Milyen forrásallokációs módszert alkalmazunk? Milyen kulcsmutatók alapján vezetjük egységeinket? Hogyan kapcsolódik ehhez az érdekeltségi rendszer? Foltozgatással nem lehet drámai javulást elérni! Újra kell tervezni a folyamatokat, ami néhány hónapot is igénybe vehet! A másik kérdés az információs technológia. Csak táblázatkezelő programokkal nem lehet a folyamatokat radikálisan lerövidíteni. Integrálni kell a folyamatokat és az adatokat! Több technológiával lehet ugyanazt a feladatot elérni. Évtizedes kísérletezés után a technológia beérett, de nagy józanságra van szükség. Hogy ne kerüljem meg a kérdést: ha tényleg radikális átszervezésre van szükség, akkor a legegyszerűbb esetben is legalább néhány tízmillió forint költségre kell számítani.
- És a megtérülés?
- Akik tudják, mit akarnak, azoknál 1-2 év alatt megtérül a projekt. Soha nem térül meg a beruházás azoknak, akik csak egy informatikai rendszert vezetnek be. A tévutakért drágán kell fizetni! Azt szoktam mondani, hogy valószínűleg nincs még egy olyan üzleti folyamat, amely akkora tartalékokkal rendelkezne, mint a tervezés és a beszámolás! Az igazi pazarlás azonban abból származik, hogy a rossz irányítási rendszer mellett senki se tudja, milyen esélyeket szalaszt el.
NAPI Informatika
