A tudományos konferenciák célja az információátadás. Másképp: közvetíteni, eljuttatni a résztvevőkhöz azokat az új ismereteket, amelyek egy bizonyos idő alatt egy tudományterületen felhalmozódnak, összegezni az eltelt időszak eredményeit és azokból következtetéseket levonni.Egy konferencia szervezőjének két dolgot kell szem előtt tartania: egyrészt azt, hogy a tudományos anyag és az előadók ismeretei célba jussanak. Másrészt, hogy megteremtse és biztosítsa ennek eszközrendszerét. Ehhez természetesen tisztában kell lennie az adott tudományág sajátosságaival, valamint a háttéripar igényeivel és lehetőségeivel, hiszen a konferencia alkalmat ad a háttéripar gyakorlati eredményeinek bemutatására is. Más szóval: az elmélet és a gyakorlat nem elválasztható. Az első tárgyalásoktól kezdve az esemény befejezéséig és értékeléséig ebben a szellemben végezzük tevékenységünket. Cégünk, a K&M Congress Kft. ezen a területen nagy tapasztalattal rendelkezik, közel tizenöt év tudásanyagát felhalmozva fejlődik és alkalmazkodik a változó piaci körülményekhez. Az eltelt tizenöt év alatt folyamatosan integráltuk a számítástechnika modern eszközeit, saját rendszert dolgoztunk ki a konferenciák adta kihívások kezelésére, kihasználva az internet nyújtotta lehetőségeket – végig szem előtt tartva az adatok biztonságát. A szakmai szempontok mellett egyik legfontosabb feladatunk a résztvevők informálása, kényelmük biztosítása. Hiszen a konferencia tudományos programjának, szakmai lebonyolításának egyik záloga, hogy a résztvevők eligazodjanak az előadások, szekciótermek között, lehetőséget kapjanak a tapasztalatok „nem hivatalos” összegzésére egy vacsora, fogadás keretében, valamint hogy maximális kényelemben készülhessenek az előttük álló tudományos eszmecserékre, vitákra.A cég megalakulásától kezdve tevékenységünk középpontjában a minőségi szolgáltatás igénye áll. A kezdeti időkben még „kockás füzetben” készítettük a listákat, összesítéseket egy-egy konferenciát megelőzően, hogy mindent biztosítani tudjunk, ami a zökkenőmentes lebonyolításhoz szükséges. Mára nem csak a kockás füzetből lett számítógépes program, infrastruktúránk minden eleme követte ezt a fejlődést, amelyet a részvevők is tapasztalhatnak egy-egy konferencia alkalmával. A konferenciáink befejeztével ma is minden alkalommal elvégezzük az összehasonlítást a saját elvárásaink és az elvégzett – többnyire sikeresnek értékelt – munka között. Az így felszínre kerülő új feladatok folyamatosan bővítik minőségi ismereteinket, és ezekhez igazítjuk eszköztárunkat. Emellett figyelemmel kísérjük a hazai és nemzetközi konferenciaipar fejlődését, részt veszünk ezek kongresszusain és összehasonlítjuk cégünk működési képességeit a hazai és külföldi eredményekkel.Ez a hozzáállás tette lehetővé folyamatos fejlődésünket, az ISO 9001/2000 minősítés megszerzését, valamint azt, hogy cégünk szerepel a Magyar Kongresszusi Iroda által javasolt PCO-k listáján (Professional Congress Organizer = hivatásos kongresszusszervező).Ennek a szemléletnek köszönhetjük, hogy nemcsak folyamatosan jelen vagyunk a piacon, de a szegmens egyik legkeresettebb szereplői lehetünk. A szolgáltató szektor talán legérzékenyebb területén dolgozunk, mert túl a definiált célon és az eszközrendszer működtetésén, a résztvevők igényeinek folyamatos és lehetőleg maradéktalan kielégítése is feladatunk. A konferenciák folyamán felmerülő esetleges problémák kezelése mutatja meg, hogy mennyire készültünk fel a lebonyolításra – hiszen csak az alapos előkésztő munka adhat lehetőséget a nem várt feladatok ellátására. Vagyis: egyszerre kell megfelelnünk a vállalt szolgáltatásnak és a vevőszolgálati tevékenységnek.
Badacsonyi Linda