Pedig az iroda biztonságáról nem csupán egy előírás, hanem a vállalkozás saját üzleti érdekei miatt is érdemes gondoskodni. A hatékonyabb munkavégzés érdekében ugyanis a vállalkozások egyre nagyobb arányban igyekeznek nyugdíjba küldeni a papíralapú ügymenetet és digitalizálni működésüket. A hálózati nyomtatók, szkennerek, napi szinten jelentős mennyiségű bizalmas üzleti információt és ügyféladatot dolgozhatnak fel, így egy vállalkozásnak kötelességre gondoskodnia ezeknek az eszközöknek a védelméről is. A Canon berendezései számos olyan egyedi adatvédelmi funkcióval (belső merevlemezeik tartalma titkosítva van, az egységet nem lehet egyszerűen eltávolítani, szervizelés előtt teljes adattörlés) rendelkeznek, amelyek a GDPR-nak való megfelelőségben is segítenek a vállalkozásoknak.

A Canon Therefore szoftverplatformját kifejezetten irodai munkafolyamatok digitális kialakításához tervezték, a vállalat megoldásai azonban ezen túlmenően képesek az adatok automatikus minősítése, feldolgozása mellett akár arra is, hogy az adott adatokhoz csak a megfelelő munkatársak számára biztosítsanak hozzáférést.

A Uniflow nevű szoftverrel a nyomtatási, másolási, szkennelési folyamatokat lehet teljes egészében felügyelni. Az univerzális, nem csupán Canon eszközökkel használható platformmal nem csupán azt lehet nyilvántartani, hogy ki, mikor és mennyit nyomtatott (akár osztályokra vagy projektekre bontva is), maga a nyomtatóra küldés is titkosítva történik, a nyomtatásra szánt dokumentumokat pedig anonimizálni is tudják a felhasználók. Emellett a szoftverben beállítható, hogy a vállalati nyomtatók egyáltalán ne engedjék bizalmas üzleti információkat tartalmazó dokumentumok kinyomtatását vagy beszkennelését. A rajtuk elhelyezett biztonsági kódok segítségével a már kinyomtatott fájlok forrása utólag is megállapítható.

A szofisztikált adatrablások elkerülése érdekében a Uniflow automatikusan törli a nyomtatási feladatokat az eszközökről azok meghibásodása esetén, így utólag, például a szervizelés során sem szivároghatnak ki róla információk. A titkosítás egyébként a ellen is védelmet nyújt, ha valaki az irodában szerelné ki a nyomtatóban lévő merevlemezt bizalmas információk után kutakodva.