Az emberek többsége nem a munkahelyi e-mailről küldi el jelentkezését egy másik álláslehetőségre, nem levéltéma a nemi életünk és általában nem használjuk nagyon személyes kérdésekben. Ez nem véletlen: a rendszergazda ugyanis elvileg bármikor láthatja a levelezést, de az is előfordul, hogy a vállalat direkt figyelemmel kíséri az e-maileket. Magyarországon ugyan még nem voltak ilyen jellegű bírósági esetek, az azonban biztos: nem egy vállalat bevett gyakorlata, hogy belenéznek a kollégák levelezésébe. Van olyan cég, ahol direkt erre a feladatra vesznek fel egy embert, van, ahol a rendszergazdák bizonyos szavakra keresnek rá.
A munkahely által biztosított elektronikus postafiók használatának feltételeire vonatkozó közvetlen és egyértelmű szabályozás nincs a magyar jogban, a kérdésben segíthet, ha erről a két fél megegyezik a munkaszerződésben – tudtuk meg Gyepes Péter ügyvédtől. Véleménye szerint a munkáltató által biztosított számítógép, internetkapcsolat és postafiók a vállalat tulajdonát képezi, így a munkáltató szerződésben lefektetheti – és a későbbi félreértések elkerülése céljából érdemes is erre kitérni a munkaszerződésben –, hogy ezeket csak üzleti célokra lehet használni. Arra is kell utalni, hogy a munkavállaló által is üzletinek minősített leveleket a munkafolyamatok ellenőrzése végett a munkáltató olvashatja. Ebben az esetben a cég ellenőrizheti is a levelezést, hogy vizsgálja, az valóban csak a munkáltató által meghatározott célokra valósul-e meg. Amennyiben ez nem így van, tehát magánlevelezés folyik, akkor a munkáltató intézkedést tehet a munkavállaló ellen, a magán-e-mail-forgalom jogtalanságára hivatkozva. Arra azonban figyelemmel kell lennie, hogy ezek az elektronikus levelek személyes adatokat, magántitkokat tartalmazhatnak, amiket nem ismerhetne meg. Ez azonban a gyakorlatban nehezebben kivitelezhető, ha ellenőrzés céljából nyitja meg a leveleket – mondta Gyepes.
Az alkotmány szerint mindenkit megillet a személyes adatok védelméhez való jog – a munkahelyi e-mail-használatot azonban csak egy adatvédelmi biztosi ajánlás tartalmazza. Erre a bírósági eljárás során figyelemmel kell lenni, de nincs törvényereje. Az ajánlás szerint ha az e-mail-címet a munkavállaló személyes használatra kapta – tartalmazza a nevét vagy annak egy részét –, akkor a levelezést adatvédelmi szempontból ugyanúgy kell megítélni, mint a hagyományos személyes levelezést és telefonálást. A munkáltató csak abban az esetben jogosult a személyes e-mail-címre érkező és az onnan elküldött levelek tartalmának megismerésére, azok továbbítására vagy törlésére, ha ehhez az érintett hozzájárulását adja.
A legtöbb cégnél van valamiféle e-mail-policy; ezzel korlátozzák a postafiók használhatóságát, biztonságosabbá téve a levelezést. Erre többféle lehetőség van: bizonyos méret feletti e-maileket nem fogad a postafiók, automatikusan törli a hotmailről, freemailről érkező leveleket, a melléklet pedig nem tartalmazhat bizonyos kiterjesztésű file-okat.
Bodolóczki Linda