Állítsd be Google keresőjét, hogy a találatok között biztos ott legyen az Economx!
Ha csak a munkatársak számát néznénk, mikrovállalkozásnak minősülne a három tulajdonos kezében lévő, három alkalmazottat foglalkoztató Granaco Kft., ám a cég profiljából adódóan nagy tömegű árut mozgat a határokon keresztül és az országon belül, aminek nyomán például tavalyi forgalma kétmilliárd forintos nagyságrendű volt. Napraforgódara, szójadara és szójabab importjával és hazai forgalmazásával foglalkoznak, amelyet vevőik közvetlenül, takarmányként etetnek fel állataikkal, illetve amelyet keverőüzemekhez szállítanak be továbbfeldolgozás céljából. Alapvető informatikai problémájuk az volt, hogy a piacon hozzáférhető logisztikai szoftverek leginkább darabáruk kezelésére valók, nem alkalmasak ömlesztett tömegáruk nyomon követésére – tudtuk meg Birgány Zsolttól, a Granaco Kft. logisztikai vezetőjétől.
Az ötéves múltra visszatekintő vállalkozásnál az SAP-megoldás bevezetése előtt Excel táblázatkezelőkkel „támogatott” ügyviteli rendszert használtak. Az utóbbi raktárkezelést produkált, bizonyos banki funkciókat látott el, illetve számlázást végzett. Az adatokat háromszor rögzítették. Külön-külön vitték be a logisztikai táblázatba, az ügyviteli programba és a könyvvitelt végző cég nyilvántartó programjába (a vállalkozás külső könyvelőt alkalmaz). Bármilyen egyedi adatsorra volt szükségük, azt az Excel-táblák alapján tudták összeállítani. Mint Birgány Zsolt elmondja, egy kis létszámú, kisebb volumenű áru mozgatását végző kereskedelmi vállalkozásnak megfelelhetnek a korábban náluk is működőhöz hasonló, néhány százezer forintos ügyviteli programok, de nekik más megoldást kellett keresniük.
Körülnéztek a piacon, bemutatókra, demonstrációkra jártak, míg tavaly május környékén az interneten felfedezték az SAP Hungary kis- és középvállalkozásoknak szánt rendszerének hirdetését. Technikai és ártárgyalások nyomán jutottak el oda, hogy az egyik pilot felhasználóként vezethették be az SAP Business One magyar változatát, amelyet az SAP Hungary partnereként a Softinvest Kft. telepített a Granacónál.
A megoldandó feladat az általuk kezelt áru ömlesztett jellegéből fakadó, egyszerű probléma volt: a kereskedelmi mennyiség mérlegelésenként, az áru mozgatása során „papíron” és a valóságban többször is módosulhat. Például mérlegelik az eladónál, a vagonra rakáskor, majd a határon, aztán a vasúti szerelvény érkezésekor, „van egy felvett árutömege” a fuvarozónak, végül az értékesítéskor, a vevő is mér egy leadási súlyt. Ez a folyamat meglehetősen nehézzé teszi a termék eredetének, illetve szállítása közbeni állapotainak visszakeresését, pedig a Granacónak arra van szüksége, hogy bármikor megmondhassa: mikor, kitől, honnan, milyen mennyiségben érkeztek a termények a raktáraiba, és hova, kihez vezetett az útjuk onnan. További velejárója az ömlesztett áruknak, hogy az átrakások, raktározások során súlyveszteségek keletkeznek. Ennek megfelelően évi 45-50 ezer tonnás forgalomnál akár 400-500 tonna súlyhiány is előfordulhat. Ilyen nagyságrendnél elsikkadhat egy 50-100 tonnás tétel kiszámlázása, ami az év végi számvetésnél is kikerülheti az ellenőr figyelmét. Egy ilyen kisebb tétel „megtalálása” önmagában is behozhatja egy komoly szoftver árát. Emellett a korábbinál profibb vezetői információs rendszert is be akartak vezetni, egyebek mellett a szállítások és a megrendelések szerződésállományának nyilvántartására, például a nyitott szerződések naprakész kezelésére.
Az SAP-program számviteli és pénzügyi funkciói lényegében „dobozból” telepíthetőnek bizonyultak, ami meglepő volt előzetes várakozásaikhoz képest, tudva azonban, hogy ezekben az SAP több évtizedes tapasztalatai jelennek meg, már nem annyira váratlan ez a körülmény – mondja Birgány Zsolt. Két dologban volt szükségük a rendszer testre szabására: az egyik a szerződések kezelése, a másik a saját listák összeállítása. Az előbbiek, azaz a szállítási és megrendelési szerződések mennyiségi és pénzügyi nyomon követésével kapcsolatban minden vállalkozásnál eltérő igények merülhetnek fel, aminek rendezését a program eleve meghagyja a telepítést végző alvállalkozó és a bevezető vállalat „belügyének”. A saját riportok és listák ügyében hasonló a helyzet, bár erre a problémára a későbbiekben kínál majd standard megoldást is az SAP.
