Ma már úgy is hoznak forgalomba nyomtatót, hogy egy vizuális útmutató révén bárki képes üzembe állítani. A beszédes illusztrációk és a teljesen honosított kezelőfelület révén bizonyosan nem támadnak nyelvi problémáink a nyomtatóval. Az ilyen készülékeknél gyakori, hogy a dobozból kicsomagolva a patronok behelyezése, és igény szerint a telefonvonal csatlakoztatását követően egy kis idő múltán munkakész a készülék.
Az üzembe helyezés része a hálózat beállítása is. A Wi-Fi-képes berendezéseknél nem szükséges a kábelek beszerzésével, a méretre vágásával és biztonságos elvezetésével sem bajlódni, ezzel nem csak időt, de némi vesződség és pénz is megtakarítható. Ha a kezelőpanelen, PC használata nélkül nem lehet könnyen beállítani a vezeték nélküli összeköttetést, akkor válasszunk intelligensebb készüléket: van belőlük választék. A meghajtóprogramok és szoftverek telepítése a PC-re szinte automatikus. A Wi-Fi révén nincs szükség kábelezésre és bonyolult hálózati beállítások kezelésére sem, számítógépről és a kezelőpanelről is akár több felhasználó számára könnyen elérhetők a fax, nyomtatás és lapolvasás szolgáltatások.
Egy korszerű nyomtatóval azonban nem csak ilyen egyszerűen lehet takarékoskodni. Kézenfekvő módon nyomtathatunk fotókat USB eszközről vagy memóriakártyáról, anélkül, hogy a PC-s áttöltéssel, szoftverekkel kellene bajlódnunk, a nagy, 6,3 centiméteres színes képernyőn könnyen kiválaszthatunk és beállíthatunk mindent. Időt és persze papírt takarít meg az, aki duplex-szel rendelkező nyomtatóval dolgozik. Az automatikus kétoldalas nyomtatás alig lassúbb, mint a standard, egyoldalas üzemmód. Egyes korszerű készülékeknél a dokumentumadagoló is duplex, ezért nem csak kétoldalas nyomtatásnál, de másolásnál is magára hagyható a készülék, az így felszabadult időt pedig hasznos munkával tölthetjük.
