Állítsd be Google keresőjét, hogy a találatok között biztos ott legyen az Economx!
A magyar közép- és nagyvállalatoknál hetente átlagosan kétszáz irat képződik, ennek ellenére a cégek 62 százaléka még jellemzően papír iktatókönyvben míg 30 százaléka táblázatkezelő programban tartja nyilván a beérkező dokumentumokat, sőt még a \"kockás füzet\" használata is előfordul. A megkérdezettek jellemzően az iratok cégen belüli megosztására sem használnak külön szoftvert: a dokumentumokat többnyire fénymásolják vagy szkennelés után e-mailben, illetve intraneten küldik el egymásnak a munkatársak.
A dokumentumkezelő rendszerek elterjedésének hiányát egyebek mellett az magyarázza, hogy a vállalatok, szervezetek többségénél az elektronikus dokumentumkezelés még olyan új alkalmazástípus, amiről nem tudják, hogy mit várhatnak el tőle, illetve hogy ahhoz milyen funkciók társulnak − válaszolta a Napi Gazdaság kérdésére Varga László, a DMSONE operatív igazgatója. Véleménye szerint ahogyan korábban a vállalatirányítási rendszerek elterjedtek és váltak mára nélkülözhetetlenné a vállalati működés támogatása területén, ugyanúgy terjednek majd el a dokumentummenedzsment-megoldások is.
Dokumentumkezelő rendszert mindössze a kutatásban részt vevő 115 vállalat egynegyede használ és csupán további 17 százalék tervezi annak bevezetését. Ennél ugyanakkor sokkal több cégnél, a megkérdezettek egyharmadánál jelentkezik igény a dokumentumkezelés hatékonyabbá tételére.
Az ismeret hiánya lehet az egyik oka annak, hogy az áldásos hatások ellenére is kevés cég tervezi dokumentumkezelő rendszer bevezetését − közölte lapunkkal az operatív igazgató. A bevezetés költsége sokkal kevésbé fontos ok, mint például az, hogy egy ilyen rendszer bevezetése átfogó munkakultúra-változást igényel. Sok vállalat fél ettől a változástól, ami globálisan érinti a szervezetét, irodai dolgozóit − jelentette ki Varga
A felmérésből kiderült, hogy a hatékonyabb dokumentumkezeléstől a cégek elsősorban a folyamatok felgyorsítását, a határidők pontos kezelését várják, ugyanakkor a megnövekedett mennyiségű irat kezelésének egyszerűsítését is kiemelték. Érdekesség, hogy a dokumentumkezelés csökkenő költségeit mindössze 25 százalék említette.
A dokumentumkezeléssel kapcsolatos jogszabályoknak való megfelelés hiánya közel minden tizedik vállalatnál okozott már fejfájást. Az adatbiztonság még ennél is kényesebb terület: a cégek 18 százalékánál veszett már el és 13 százalékánál rongálódott meg irat. Egy dokumentumkezelő rendszer bevezetése ezekre a problémákra is megoldást jelent, hiszen minden egyes beérkező dokumentumot azonnal rögzítenek egy központi adatbázisban, ahol a megfelelő jogosultsággal rendelkező munkatársak bármikor hozzáférhetnek a munkájukhoz szükséges dokumentumokhoz − emelte ki Varga.
Stockfresh
