Napjainkban hatványozottan fontos a költségmegtakarítás a vállalatok beszerzési tevékenységében, emellett egyre jelentősebb a szállítói kockázatkezelés, a direkt beszerzések területén pedig a különböző árfolyam-ingadozások kezelése, amelyek egyre komolyabb pénzügyi kockázatot rejtenek. Ezeknek a rizikófaktoroknak a szoftverrel támogatott kezelése áll most a beszerzési menedzserek tevékenységének középpontjában − állítja Ádám László, az SAP Hungary Kft. beszerzési vezetője. A tavaly a szakmai innovációs és a fenntarthatóság problémájában kifejtett tevékenységéért az Év Beszerzési Menedzsere díjat elnyert szakember szerint az elmúlt időszakban jelentősen megnőtt a beszerzési központok száma és szerepe Magyarországon, amelyek jelentős munkahelyteremtéssel is jártak. A központok megjelenése és elterjedése azt is alátámasztja, hogy létezik az a szakmai kompetencia az országon belül, amivel ki tudjuk szolgálni Magyarországról nemcsak európai, de sok esetben globális szinten is egy vállalat beszerzési tevékenységét. Új jelenség, hogy a jelentős beszerzési know-how-t felhalmozó nagyvállalatok elkezdték az indirekt beszerzési tevékenységüket kiszervezni és mint új szolgáltatást értékesíteni ügyfeleik részére, kiszolgálva azok saját beszerzési igényeit. Ezt az utóbbi két-három évben terjedő trendet gyakran beszerzési tanácsadó és szoftverfejlesztő cégek egyesítése vagy felvásárlása jellemez, amelynek során egymás tudására és piacára építve fejlesztik tovább komplex beszerzési szolgáltatásaikat, felhő (cloud) alapú megoldásaikat.
A fizetési határidők be nem tartása a magyar gazdaság egyik komoly problémája. Az SAP szakembere szerint gyakori a nagyvállalatok hosszú fizetési határideje, melynek jellemzően két oka van. Egyrészt azért élnek a halasztott fizetéssel, hogy pénzügyi kitettségüket csökkentsék, másrészt működésük technikai korlátokkal bír. Sok vállalat nemzetközi beszerzési központot üzemeltet, ahol a rendelési és számlafeldolgozási folyamatok koncentráltan, jellemzően elektronikusan zajlanak. Mivel a precíz dokumentáció alapfeltétele a kifizetéseknek, könnyen megeshet, hogy megrendelési azonosító hiányában ennek pótlásáig fizetési csúszás lép fel valamelyik szerződő fél miatt. Talán az előző példa jól tükrözi, hogy egy nemzetközi szolgáltatási központ alkalmazása a rengeteg hatékonysági előnye mellett teljesítési korlátokkal is bír, ha dokumentációs hiányosság lép fel. Hosszú, 90 napos fizetési határidőnél az előlegfizetés vagy faktorálás áthidaló, kompromisszumos megoldást jelenthet úgy a vevő, mint a szállító számára, de jellemzően ennél alacsonyabb fizetési határidőt tart optimálisnak a szakember. A teljes képhez persze az is hozzátartozik, hogy a hosszú fizetési határidők ellenére érdemes multinacionális vállalatokkal együttműködni, mivel ezek fizetési hajlandósága és fegyelme magas. Ugyanakkor úgy véli, hogy a körbetartozás gyakorisága és a csökkenő hazai fizetési fegyelem jelenti az igazi kockázatot a mai üzleti környezetben, amelyet elsősorban pozitív fővállalkozói példamutatással kellene javítani.
A szoftverrel segített beszerzés egy adott szervezeti nagyságnál már nélkülözhetetlen, mert a beszerzési tevékenységek nagy része már nem végezhetők el hatékonyan, vagy nem is alkalmazhatók szoftverek hiányában. Mégis, a beszerzést támogató eszközök igazi hordereje az, hogy transzparenciát, átláthatóságot biztosít. Ma már az sem elhanyagolható, hogy mobil beszerzési alkalmazások segítik a döntéshozót, azaz egy vezető távolról is jóvá tud hagyni beszerzési igényeket, szerződéseket, teljesítéseket. Számos előnyt kínálnak ezek a szoftverek például beszerzési vagy szerződéses know-how rögzítésére is, így kiírási vagy szerződéses mintákat rögzítve a legjobb gyakorlatokat rögzíthetik és oszthatják meg a vállalatok szervezetükön belül. Így jóval kevesebb időt kell fordítani kiválasztási, értékelési folyamatokra és ugyanakkor papírmentes beszerzést alkalmazunk, állítja Ádám.
A standard vagy felhőalapú rendszer bevezetése nagyon könnyű és gyors lehet, az egyéni, a vállalatra szabott beszerzési szoftverek bevezetése akár több hónapot is igénybe vehet. Cserében a testre szabott megoldások sokkal nagyobb flexibilitást biztosítanak, jobban tükrözik a vállalat korábban felhalmozott know how-ját, s egyben erősítik a vállalat versenyelőnyét és kompetenciáit.
