Az Invest Kft. tevékenysége kezdetén kisszámú, de nagy értékű mezőgazdasági gép kereskedelmével foglalkozott, így az üzleti folyamatok nyilvántartása azok számából adódóan manuális úton sem okozott gondokat. „2002-ben összesen ötven mezőgazdasági gépet importáltunk és értékesítettünk Magyarországon – mondta el Szaxon Róbert, a kft. ügyvezető igazgatója. – Amikor azonban beindítottuk az alkatrész-kereskedelmet és a szerviztevékenységet is, ez a fajta manuális rendszer már nem volt kielégítő ahhoz, hogy megfelelő szinten átlássuk a rendszert. Külön számlázó- és külön készletkezelő programot használtunk, míg a könyvelést egy külső céggel végeztettük. A programok között nem volt közvetlen átjárás, így minden egyes adatot, eseményt külön kellett bevinnünk, legyen szó akár vevői vagy szállítói megrendelésről, árubeérkezésről, készletezésről vagy árukiadásról, és még sorolhatnám. Ennek eredményeképpen végeláthatatlan Excel-táblázatokkal kellett megküzdenünk, amelyek komolyan lelassították a cég adminisztrációs folyamatait.”
A társaság 2006 közepén döntött úgy, hogy integrált vállalatirányítási rendszerre van szüksége. „Habár tudtuk, hogy más szállítók is rendelkeznek a miénkhez hasonló méretű vállalatokra szabott rendszerekkel, komolyan egyik sem került szóba, mivel tudni akartuk, hogy mire is képes az SAP valójában. Egy az itelligence Hungary Kft. (iH) által tartott bemutatón megismerkedtünk az SAP kisvállalati szoftvere, az SAP Business One képességeivel, és úgy döntöttünk, ezt választjuk” – ismertette a döntés hátterét az ügyvezető.
A cég első lépésben házon belül lefektette azokat a kritériumokat, amelyeknek az új rendszernek meg kell felelnie: a két kulcsszó az átláthatóság és a teljes körű működés volt, majd ezt követően az Invest folyamatainak felmérésével megkezdődött a bevezető partner iH és az Invest közös munkája. Az iH szakemberei megvizsgálták, hogyan működött a cég, milyen volt a felépítése, illetve személyre szabott megbeszéléseket tartottak a leendő felhasználókkal arról, hogy pontosan mire terjed ki a munkakörük, és ehhez milyen felületekre, funkciókra, képességekre van szükségük, ami alapján megtörtént a rendszer testre szabása. A 2006 októberében kezdődött szoftverbevezetési projekt eredményképpen mintegy három hónap elteltével, 2007 januárjában az Invest 26 kollégája már élesben vehette használatba az SAP Business One-t.
Szintén elvárás volt az Invest részéről, hogy kollégái távolról is hozzáférhessenek a rendszerhez. Az értékesítő, illetve a szervizes munkatársak ugyanis munkakörükből adódóan idejük nagy részét az irodától távol töltik, azonban számukra is fontos, hogy betekintést kapjanak a rendszerbe, ezért nekik mobil SAP-csatlakozási lehetőséget biztosítottak. Így az ország bármely táján járva beléphetnek a rendszerbe és megnézhetik, lekérdezhetik vagy akár módosíthatják is a szükséges adatokat, ezáltal elősegítve a rendszer valódi naprakészségét és a menedzsment számára fontos információk azonnali rendelkezésre állását.
„Cégünk fejlődésében eljutottunk arra a pontra, amikor átlátható adminisztrációs rendszerre volt szükségünk a zökkenőmentes működés fenntartásához. Az SAP Business One tökéletesen megfelelő az olyan méretű cégek számára, mint a miénk: pontosan annyit tud, amennyire szükségünk van. Felhasználóbarát, könnyen kezelhető, a mechanikus munkavégzés helyett egy kattintással hozzájuthatunk a számunkra fontos adatokhoz, és lefedi a cég működésének egészét. A szoftver nyújtotta előnyöknek köszönhetően pedig időt és munkaerőt takarítunk meg, amelyet az üzleti tevékenység továbbfejlesztésére fordíthatunk” – ismertette a rendszerrel kapcsolatos tapasztalatokat, annak gyakorlati előnyeit az ügyvezető.
Az Invest további bővítést is tervbe vett: 2007 őszén új központ építését indítja Bábolnán, ahol szintén az SAP Business One működik majd, mint ahogy további négy, szintén a közeljövőben megépítendő telephelyén is. Emellett előkészítés alatt van egy webáruház létrehozása is, amelynek keretén belül az Invest ügyfelei az interneten keresztül adhatnak majd fel alkatrész-megrendeléseket, lekérdezhetik a megrendelni szándékozott áru műszaki paramétereit, illetve nyomon követhetik megrendeléseik alakulását. Az itelligence fejlesztései segítségével a rendszer arra is képes lesz, hogy alternatív terméket ajánljon abban az esetben, ha a kiválasztott alkatrész esetleg az adott pillanatban nem elérhető.
Girnt József (admin)