Türelmetlenkedő beszállítók, lassú, akadozó számla-jóváhagyási folyamat, költséges pénzbeszedés az ügyfelektől, már-már kezelhetetlen méreteket öltő beérkező postai küldemények... Ezekkel a problémákkal egy nagyvállalat nap mint nap szembesül. A dokumentumkezelő szoftverek és szolgáltatások éppen az ilyen kihívásokra kínálnak megoldást. A kifinomult dokumentumkezelési folyamatokat egy vállalat outsourcing-szolgáltatás formájában is működtetheti, s így ténylegesen a saját profiljába illő tevékenységre koncentrálhat. S hogy hogyan kapcsolódik a Xerox neve a számlákhoz, pénzbeszedéshez és vevői levelezéshez? Noha a vállalat neve a fénymásolás fogalmával fonódott össze, a Xerox tevékenysége mára jóval túlmutat az irodai és nyomdai berendezések gyártásán: dokumentumkezelő szoftvereivel és az azokhoz kapcsolódó szolgáltatásaival komplett üzleti folyamatokat racionalizál.
Nincs olyan vállalat, amelynél ne fordult volna már elő, hogy egy elkallódó beérkező számla miatt heteket késett a beszállító vagy az alvállalkozó kifizetése. Szintén gyakori, hogy a jóváhagyására jogosult személy asztalán napokig állnak a számlák. Ezek az esetek küszöbölhetők ki a Xerox számlafeldolgozást automatizáló szoftverei segítségével. A beérkező számla beszkennelése után szoftverek segítségével kinyerhetők a kulcsadatok: a vevő neve, a fizetési határidő, a számla összege, a megrendelési szám. A rendszer integrálható a vállalatirányítási rendszerekkel, így ezek az adatok validálás után automatikusan bekerülhetnek a rendszerbe, és elindul a számla-jóváhagyási folyamat. Ez nemcsak gyorsabb átfutási időt eredményez, mint a manuális feldolgozás, hanem egyúttal nagyobb költséghatékonyságot és kevesebb hibalehetőséget rejt magában.
A Xerox számlafeldolgozási szolgáltatása olyan nagyvállalatok számára jelent optimális megoldást, amelyekhez nagytömegű számla érkezik be – ilyenek például a gyártó cégek és a pénzügyi szolgáltató központok. A számlák kezelésén túl a dokumentumkezelési szolgáltatás alkalmas nagytömegű, strukturált formok, például űrlapok és kérdőívek feldolgozására is. A bankok esetében ilyen dokumentumok például a hitelkérelmi adatlapok, de a biztosítótársaságoknál is mindennapos az adatlapokkal való munka. A piackutató és közvélemény-kutató cégek kérdőívek feldolgozása során vehetik igénybe a Xerox megoldásait, akár outsourcing-szolgáltatási szerződés keretében is.
Egy nagyvállalatnál szintén nehézséget okozhat a naponta beérkező hatalmas tömegű postai küldemények manuális feldolgozása. Ezt a munkaigényes feladatot egyszerűsíti le a Xerox elektronikus postaszobai szolgáltatása. Ez a megoldás például azoknak a vállalatoknak jelent optimális választást, amelyek nagy forgalmú ügyfélszolgálatot üzemeltetnek, s nagytömegű vevőlevelezést (fax, e-mail, levél) bonyolítanak le. A Xerox kihelyezett munkatársai egy ügyfélszolgálati munkafolyamat esetében például a megkeresés típusai szerint (névváltozás, számlacsomag-módosítás, termékreklamáció stb.) szortírozzák a vevői megkereséseket, a papíralapú leveleket beszkennelik, s elektronikus formában továbbítják azokat a cég CRM-rendszerébe. A papíralapú dokumentumok digitalizálása megkönnyíti a strukturális formában történő tárolást, gyors és hatékony elérést és visszakereshetőséget tesz lehetővé. Így például ha egy vevő arról érdeklődik az ügyfélszolgálaton, hogy milyen stádiumban áll a reklamációs kérelme, a telefonos ügyintéző egy gombnyomással elő tudja keresni a vevőtől papír alapon beérkezett panaszlevelet. A gyorsabb válaszidők pedig nagyobb vevőelégedettséget eredményeznek.
Napjainkban egyre elterjedtebbé válnak az elektronikus pénzügyi szolgáltatások, amelyek gyors, biztonságos és kényelmes fizetést tesznek lehetővé az interneten keresztül. Az EBPP (elektronikus számlabemutatási és -fizetési) rendszer lényege, hogy az úgynevezett sárga csekkes számlák nem papírra nyomtatva, postai úton jutnak el az ügyfelekhez, hanem elektronikus formában az interneten keresztül. Az ügyfél a számlát elektronikus formában megtekintheti, majd szintén az interneten keresztül rendezheti tartozását. Ez a fizetési mód mindkét fél számára előnyös. A sárgacsekk-kibocsátó szolgáltatók mentesülnek a csekk nyomtatási költségétől, átláthatóbbá válik számukra a fizetési folyamat, és gyorsabban hozzájuthatnak a pénzükhöz.
Az ügyfél az időigényes postai sorban állást, és az ATM-ből való készpénzfelvét költségeit takaríthatja meg, s elkerülhetővé válnak az elvesztett csekkek által okozott problémák. A fizetési mód további nagy előnye, hogy a csoportos beszedési megbízással ellentétben minden egyes tranzakció előtt szükséges az ügyfél jóváhagyása.
Az EBPP rendszer környezetvédelmi szempontból is előnyös, mivel a papírra nyomtatott csekkek, levelek, borítékok helyett elektronikusan zajlik a bemutatás és a fizetés is. A Xerox Magyarország Kft. az EBPP megoldások minősített, tapasztalatokkal és magyarországi referenciával rendelkező szállítója.
Girnt József (admin)