A bérszámfejtés rendkívül kényes feladat, hiszen egy hibás vagy késedelmes kifizetés jelentős anyagi és erkölcsi következményekkel járhat. Ugyanakkor nagy körültekintést igényel, hiszen a kapcsolódó jogszabályok, a hatósági adatszolgáltatási kötelezettségek évente akár 15-20 alkalommal is változnak, és a pontos elszámoláshoz számos tényezőt kell figyelembe venni. Ma már az adatszolgáltatás nagy része is csak elektronikusan teljesíthető. Ezért szinte lehetetlen a bérszámfejtést papíron végezni, a vállalatok többsége szoftvert használ. A bérügyviteli rendszerekkel szemben a teljes körű bérelszámolás, és a jogszabályok napi követése ugyan már alapvető elvárás, de a feladatok ellátása még így is sok esetben nagy terhet jelent.
Vannak azonban olyan programok, amelyek nagyban megkönnyíthetik a vállalatok HR szakembereinek életét, ilyen például a NEXON bér- és humánügyviteli rendszere. A program emlékeztető funkciója számos kiemelt fontosságú adatot figyel. Beállíthatók a személyhez fűződő határidők (például az orvosi vizsgálat időpontja, jogosítvány érvényességi ideje), a jogviszonyhoz kötődő emlékeztetők (például a próbaidő vagy a határozott idejű szerződés lejárata), vagy egyéb dátumok. A program automatikusan értesíti a felhasználót, vagy akár az érintett munkavállalót is az egyes határidők közeledtéről, lejártáról. A workflow támogatással pedig a kötelezően elvégzendő feladatokból folyamatok állíthatók össze, ami segíti a felhasználót az egymást követő teendők szakszerű végrehajtásában.
Jelentős terhet vehet le a HR szakemberek válláról, ha az adatok menedzselését - részben - maguk az érintettek végzik. Erre a webes dolgozói és vezetői önkiszolgáló felületek adnak lehetőséget. A munkatársak jogosultságuk szerint interneten vagy intraneten keresztül elérhető felületen lekérhetik például az elektronikus bérjegyzéküket, vezethetik munkaidő-nyilvántartásukat, összeállíthatják cafeteriacsomagjukat.
Kriza András, az AVIS Group BSC Kft. HR vezetője szerint az elektronikus bérjegyzék bevezetése önmagában is hatékonyabbá tette a HR folyamatokat, hiszen nem kell a kiosztással és átvételezéssel foglalkozni. „A rendszer nagy előnye, hogy a munkavállaló egy időben kapja a bérjegyzéket a számára utalt fizetéssel, így a bérjegyzék áttekintésével az érintettek maguk meg tudják válaszolni a kérdéseik java részét - mondta Kriza András. - Ráadásul költség- és környezetkímélő megoldás, ami felelős gondolkodásra vall."
Bár egy professzionális HR szoftver bevezetése általában nagyobb kezdeti beruházással jár, a nexONBÉR bérügyviteli szoftver és a hozzá kialakított webes dolgozói önkiszolgáló rendszer már a kisebb informatikai költségvetéssel rendelkező vállalatok számára is elérhető. A NEXON ugyanis felhő alapú hoszting szolgáltatásként is kínálja rendszerét, amelynél nem kell megvásárolni a licencet, ráadásul a szoftver üzemeltetése, frissítése is a szolgáltató feladata. A szoftverhasználatért csak havidíjat fizetnek az ügyfelek.
