A privatizáció előtti időszakban az információs technológiák nem voltak elterjedtek, a vezető nem ismerte a számítógépet, nem tudott gépelni. A titkárnők – a munka jellegéből adódóan ugyanis többségében nők töltötték be ezt a feladatot – a szocialista nagyvállalatok vezetőit segítették: kezelték a telefonokat, intézték a postát, gyors- és gépírói tehetségüknek köszönhetően hamar rögzítették, amit főnökük diktált. Emellett kávét főztek és kellemesen – olykor kellemetlenül – mosolyogtak a vezető vendégeire. A hölgy tehát, aki az elhíresült „Gizike, diktálok!” szólás tárgya volt, elsősorban adminisztratív és protokolláris teendőket látott el.
Legyünk merészek és vonjunk párhuzamot a vezető otthoni és munkahelyi segítője között! Míg tizenöt éve a tradicionális női szerepeket játszó feleség otthon segítette urát – főzött, mosott, takarított –, addig a titkárnő ugyanígy szolgálta a főnöke kényelmét a munkahelyen – kávé, tea, telefon, piszkos papírmunka átvállalása. Így a gondolatmenet egyenes folytatásából következik: ha a főnök második otthona volt a munkahely, akkor a titkárnő a második felesége. Elméleti síkon maradva a szerepek jellegéből adódóan pszichológiailag jól alátámasztható a titkárnő és főnöke között kialakuló – a szakmain túlmutató – emberi, embertársi kapcsolat. Nem volt olyan nagyvállalat, ahol ne került volna a gyanú árnyékába valamelyik vezető; bizonyulhatott az megalapozottnak vagy alaptalannak, lényegtelen volt: pletykáltak róla minden vállalatnál.
De térjünk vissza eredeti témánkhoz – az asszisztensi szakmához. A privatizáció után a gazdasági nyitással, a versenyszféra fejlődésével a vezetőknek is haladniuk kellett a korral, a vezetői kompetenciáknak a modern vállalatirányítási elveknek kellett megfelelnie. Tudni kell levelet írni, számítógépet kezelni, így ezekre a funkciókra már nincs szükség külön emberre. Ugyanakkor a megváltozott külső környezet újabb igényeket támasztott, a külföldi tőke megjelenésével szükség lett többek között a nyelvtudásra is. Sok helyen a tolmács lett a vezető személyi asszisztense, hiszen csak ő volt képes arra, hogy kommunikáljon a külföldi és a magyar munkatársakkal is. Nem véletlen, hogy nagyon sok tolmács a fordító–asszisztens–HR-vezető pozíciókat járta be – mondta lapunknak Juhos Andrea, a DBM Hungary ügyvezetője.
Az utóbbi években ez már nem így van, a szakma presztízse jelentősen növekedett. Van olyan asszisztensi pozíció, amely jobban mutat az önéletrajzban, mint egyes középvezetői állások. Feladatkörük kibővült, az adminisztráció helyett az értéktermelés irányába mozdult el.
Természetesen az asszisztensi pozíció minősége nagyban függ a vezető jellemétől, illetve abbéli szándékától, hogy mennyire akarja beavatni vállalati ügyeibe az asszisztensét – a bizalmi kapcsolat kialakulásával egyre több feladat, hatáskör kerülhet át hozzá. Ha nem alakul ki bizalmi kapcsolat az asszisztens és a vezető között, akkor semmi nem indokolja a hosszú távú együttműködésüket – véli Jónás Anikó, a Kelly Services ügyvezetője. Ennek köszönhető, hogy vezetőváltáskor általában az asszisztensét is lecserélik, de akár az is elképzelhető, hogy együtt mennek át az új céghez.
A megnövekedett presztízs a fizetésekben is meglátszik, amelynek összege általában bruttó 150—500 ezer forint között mozog; a felső határt akkor éri el, ha a vezető maximális bizalommal viseltet irántuk, döntési jogkörökkel vannak felruházva, illetve egyes kérdéskörökben tanácsadói funkciót is betöltenek – véli Juhos. A több ezer fős nagyvállalatok felsővezetői munkáját akár több tehetséges, kreatív, hozzáértő fiatal is segítheti. Nekik üzleti, pénzügyi ismeretekkel kell rendelkezniük, kimutatásokat, pénzügyi riportokat, prezentációkat kell tudniuk elkészíteni. Ezek az emberek már társai és nem beosztottjai a vezetőknek – egy ilyen pozíció nagyobb presztízzsel bírhat, mint egy középvezetői állás.
Az álláshirdetések alapján általában követelmény az idegennyelv-ismeret, emellett a jelöltnek tudnia kell használni a számítógépes programokat legalább olyan mélységig, hogy össze tudja állítani főnöke prezentációját. Szervezői és problémamegoldó készségekkel kell rendelkeznie, a tárgyalási ütemtervet ugyanis neki kell összeállítania – mondta lapunknak Jónás. Véleménye szerint akkor alakul ki egészséges munkakapcsolat a vezető és az asszisztense között, ha a főnök megbecsüli a titkárt és egyre több tevékenységbe vonja be.
Az asszisztensnek precíznek kell lennie, magas fokú szociális készséggel kell rendelkeznie, mivel ő az ajtó a felsővezetőhöz – ugyanúgy kell tudnia kommunikálni a ranglétrán felfelé és lefelé, a vállalaton belül és azon kívül is. Bírnia kell a monotóniát, mivel adminisztrációt is ő végzi, rendelkeznie kell üzleti vénával, érdeklődnie kell a vállalat tevékenysége iránt, ezenkívül a proaktivitás is követelmény – mondta Juhos.
A szakma megváltozott jellege miatt manapság már férfiak is egyre inkább jelentkeznek ilyen munkakörökbe, a nők számára pedig egyre kevésbé merül fel az a veszélyhelyzet, hogy belecsússzanak a „nem túl okos, de jó a lába, és ennek örülnek az ügyfeleim” vagy valami hasonló helyzetbe.
Bodolóczki Linda