Állítsd be Google keresőjét, hogy a találatok között biztos ott legyen az Economx!
A jelenlegi helyzet megértéséhez vissza kell nyúlnunk a közjegyzőkről szóló törvény 1999-es módosításához, amely a közjegyzői levéltárak vezetését a megyei bíróságoktól a MOKK hatáskörébe utalta át – mutat rá dr. Bókai Judit, a MOKK elnöke – ami tekintélyes mennyiségű közokirat átvételének és kezelésének gondját jelentette. A közjegyzők jelenleg ugyan a hagyatéki és más nem peres ügyeket azok jogerős befejezését követő két év elteltével átadhatják a bírósági levéltáraknak – ahol azokat meghatározott őrzési idő után selejtezni lehet –, ám a közjegyzői okiratok biztonságos megőrzéséről maguknak kell gondoskodniuk. A közjegyzők az iratoknak külön helyet bérelnek, statikai okokból épületük valamely földszinti helyiségét, akkor is, ha az iroda az emeleten van.
A rendszer a következőképpen működik: a közjegyzői okiratokat, a hagyatéki és nem peres ügyek iratait első körben a közjegyző őrzi. Meghatározott idő eltelte után az iratok a közjegyzői levéltárba kerülnek, majd pedig – a kiállítás időpontjától számított ötvenévi őrzési idő eltelte után – az állami levéltárba.
A digitalizált okiratokat átvétele, központi nyilvántartása révén az egyes közjegyzőknek nem kell olyan óriási irathalmaz tárolásáról gondoskodniuk. Amennyiben az ügyfélnek váratlanul szüksége lesz a korábban elkészített okiratra, netán a hagyatéki ügyek intézése körében merülnek fel öröklési igények – hosszú évekkel a haláleset után –, a közjegyzők a KDL-be történő bejutást követően az iratraktárban történő keresgélés nélkül ki tudják elégíteni az ügyfél igényeit, a számítógépes adatbázisból kinyomtatják a kérdéses példányt.
A közokiratok és a jogerős nem peres határozatok számítástechnikai eszközökkel történő központi nyilvántartása és a digitalizált levéltárba való folyamatos eljuttatása gyors és egyszerű keresést, tartós és biztonságos tárolást biztosít. A mindennapi munka során, hagyatéki ügyekben nem egyszer nehézséget okoz az illetékes közjegyző megtalálása – ne feledjük el: a közjegyzői illetékesség a kilencvenes évek elejétől az új álláshelyek létesítése miatt gyakran változott, ráadásul az ügyfelek is hosszú évekkel később jelentkezhetnek –, ám e probléma is megoldódni látszik a KDL révén. További előnyök: az okirat az elvesztése, vagy megsemmisülése esetén nagyobb nehézség nélkül pótolható, ráadásul digitális formában hamisíthatatlan.
– Nem szabad figyelmen kívül hagyni azt sem – emelte ki Bókai Judit – hogy a sérülékeny és múlandó papír igen könnyen elenyészik; az emberiség történelme során óriási könyvtárak, levéltárak semmisültek meg. A digitális jelek segédeszköz nélkül, emberi érzékszervekkel ugyan nem érzékelhetőek, ám a számítástechnika megoldotta a visszafejtés és a megváltoztathatatlanság problémáját. A papír adathordozó és az elektronikus közokirat tartalmának összehasonlítása a valódiságot és a helyességet kétszeresen garantálja.
A digitális levéltár központi adatbázisát a MOKK létesíti, tartja fenn és üzemelteti. Az okirat közjegyző által hitelesített elektronikus másolatának tárolásával egyidejűleg ahhoz „adatlapot” kell fűzni, amely tartalmazza az okirat ügyszámát, keltét, és az ügyfélnek az okiratban is szereplő adatait. A digitális archiválás révén a közjegyzői kar is az elektronikus társadalom részévé vált, miközben változatlanul érvényesül a közjegyzői eljárás számos előnye: a jogviták megelőzése, a bíróságok tehermentesítése, a jogérvényesítési költségek csökkentése.
Az új vívmányok új feladatokat is jelentenek. A MOKK a KDL létrehozására saját megtakarításain kívül bankkölcsönt vett igénybe. A fenntartás költséges és ez növeli a készkiadásokat. Abban a szakértők közt egyetértés van, hogy ezért az igénybevétel arányában díjat kell felszámolni, okiratonként vagy okiratoldalanként. Egyelőre azonban nyitott kérdés, hogy a digitalizálás költségeit az érintettek – az állam, a MOKK, az egyes közjegyzők, illetve az ügyfelek – milyen arányban viseljék. Bókai Judit szerint erről hamarosan döntés születhet.
További megoldandó feladat a hagyományos okiratok őrzése. A KDL révén a közjegyzőket tehermentesíteni lehet, egyetlen központi helyre gyűjtve az iratokat; ugyanakkor a raktározási terhek fő viselője így a MOKK központi levéltára lesz. A jelenlegi épületet azonban e feladathoz bővíteni kell, vagy új épületkomplexumot keresni. A helyzetet előbb-utóbb meg kell oldani, annál is inkább, mert a kamara által nem régiben készített felmérés szerint néhány év múlva számos kolléga tölti be a hetvenedik életévét; tőlük tizenöt-húsz év anyagát kell átvennie a központi levéltárnak. A központi levéltár esetében a közeljövőben befektetésre van szükség – mondta Bókai Judit –, ám hosszú távon a fejlesztés be fogja hozni az árát.
