Állítsd be Google keresőjét, hogy a találatok között biztos ott legyen az Economx!
· Milyen körülmények ösztönözték a FreeSoftot arra, hogy igen alaposan felújítson egy bevált terméket, a cég közigazgatási iratkezelő rendszerét? – kérdeztük Füzessy Tamást, a társaság iratkezelési és csoportmunka üzletágának igazgatóját.
– A FreeSoft régi terméke a nagy közhivataloknak, önkormányzatoknak szánt közigazgatási iratkezelő rendszer, amelynek értékesítése eddig meglehetősen sikeresen folyt, oly annyira, hogy az rt. forgalmából nagyjából egyharmados arányt képvisel az ebből származó árbevétel. Megújítanunk részben azért kellett ezt a megoldást, hogy dinamikusan növelhessük az alkalmazáshoz kapcsolódó forgalmat, és az a FreeSoft bővülő kínálati palettája és gyors növekedése mellett is meghatározó maradjon, részben pedig azért, hogy alkalmazkodjunk a technológia fejlődésében, valamint a szabályozási környezetben végbement változásokhoz.
Ami az utóbbit illeti, bevett fogalom a vállalati számítástechnikában a dokumentumkezelés, tartalomkezelés, tudásmenedzsment, munkafolyamat-kezelés szakszavakkal jelölt technológia, amely lényegében a nem strukturált (vagyis a szigorú felépítésű adatbázisokra épülő vállalatirányítási rendszereken kívül eső) adatok kezelésére szolgáló informatikai megoldásokat fogja össze. Ezt nevezik ECM-nek (Enterprise Content Management), amelynek területén az utóbbi években a vállalatirányítási szoftverek világában korábban megfigyelhetőhöz hasonló konszolidáció ment végbe, azaz viszonylag kevés, szabványosnak minősülő, a szakterületen teljes körű megoldásra törekvő szoftverrendszer veszi át a sok elaprózott program helyét. Ennek megfelelően egy korszerű ECM-megoldástól elvárható, hogy elemei ki tudják szolgálni a közigazgatás és az üzleti szféra e területen jelentkező, részben eltérő igényeit. A közigazgatásban például elsősorban szigorú iratnyilvántartást, iktatási rendszereket vezetnek a szervezetek, ehhez képes másodlagos a dokumentum- vagy a munkafolyamat-kezelés. A bankoknál éppen ez utóbbiak kerülnek az első helyre, hiszen a pénzintézeteket a vándorló dokumentumok: szerződések, számlák stb. jellemzik, amelyeket nyomon kell követni, míg egy projekteket végző cégnél az ECM csoportmunka-szervező modulja kerül az első helyre, mert ez képes az adott feladat elvégzésére alakult teamek munkáját „szervezni”.
· Kezd világossá válni: KIR termékük eddigi változatai nem voltak eléggé átfogóak, ezen akartak változtatni...
– Valóban a régi termékünkből, az abban megtestesülő know-how-ból, az azzal szerzett tapasztalatainkból indultunk ki, ezt bővítettük, és azért kereszteltük át a termékcsaládot Contentumra, mert ennek már csak az egyik lehetséges implementációja a közigazgatási szervezeteknél kiépíthető rendszer. Ugyanakkor ez sem azonos a régi KIR-rel, hanem az új közigazgatási eljárási törvényben foglalt lehetőségekkel élve kiegészül például az elektronikus ügyintézést lehetővé tevő modulokkal, illetve megfelel a közigazgatásban várhatóan jövő évtől kötelező KEIR előírásoknak. Jelenleg is fut két projektünk olyan önkormányzatoknál, amelyek az új verzióra, a KIR 3-ra frissítik rendszerüket, ezeknél például építéshatósági, közbeszerzési és testületiülés-kezelési szakalkalmazásokat telepítünk az alapot jelentő iratnyilvántartásra, -kezelésre és -iktatásra. Mindez kiegészíthető az elektronikus ügyintézés különböző formáival is, amelyre az adott megrendelőknél később kerülhet sor. A termékrendszert modulonként kínáljuk, tehát az ügyfél külön is megveheti akár az iratkezelési, a workflow, a dokumentumkezelési vagy az e-ügyintézési portál modulokat. (A különálló moduloknak és az ügyfélnél már létező alkalmazásoknak az integrációját szabványos XML-felületeken lehet elvégezni.) Végül – ahogy az erőforrás-tervezési rendszereknél megvan ennek a lehetősége – az ECM-nél, azaz a Contentumnál is megoldható az egyes modulok testre szabásra, például egyedi felhasználói felületek, űrlapok, munkafolyamatok stb. kialakítása.
· Ez tehát a közigazgatásnak szánt kínálat, miért érdekelné a termék az üzleti szervezeteket?
– A nagyvállalatoknál, nagy pénzintézeteknél a korábbi években is jelentős iratkezelés folyt, amely lényege szerint nem különbözik a közigazgatás hasonló munkafolyamataitól. (Mint említettem, az ECM elemeinek fontossági sorrendje lehet más az alkalmazó szervezet profiljától függően.) Néhány éve azonban, az elhíresült kreatív könyvelési esetek nyomán, ezek visszaszorításának részeként megszigorították a vállalkozások, különösen a tőzsdei társaságok iratmenedzsmentjét. Az Egyesült Államokban külön törvény (Sarbanes–Oxley) rendelkezik erről, amelyhez hasonló tartalmú direktívát az Európai Unióban is terveznek. E tendenciával rokon törekvés az EU-ban létrejött MOREQ ajánlás is, amely a közigazgatási hagyományokra alapozott iratkezelési rend átvételét ajánlja az üzleti szervezeteknek. Következésképpen ha egy ECM-termékcsalád megfelel az előbbi szférának, akkor alkalmazható, sőt alkalmazandó az utóbbiban is, ami bizonyosan pluszkeresletet teremt az ilyen programokra. Ennek mentünk elébe a KIR bővítésével, a Contentum kialakításával.
· Mit szeretnének elérni a hazai ECM-piacon a Contentummal?
– A FreeSoft korábbi közigazgatási iratkezelési rendszerével piacvezető volt Magyarországon. Ezt a helyet szeretnénk megőrizni, sőt, tovább szeretnénk növelni az előnyünket. Ebben szerepet játszhat az, hogy a közigazgatásban eddig kicsinek, közepesnek mondható ECM-piac várhatóan robbanásszerűen nő majd a következő időszakban, ahogy az idetartozó szervezeteknek erősíteniük kell informatikai infrastruktúrájukat. Emellett az előbb említett körülmények miatt sokat várunk a termék üzleti megrendelőknek való értékesítésétől is.
