Állítsd be Google keresőjét, hogy a találatok között biztos ott legyen az Economx!
A közép- és nagyvállalatok nagy része gazdasági tevékenységének, könyvelésének vezetését valamilyen integrált ügyviteli vagy vállalatirányítási rendszer segítségével végzi, amelynek január elsejével meg kell felelniük az új törvényi előírásoknak. Juhász Zsolt, a rEVOLUTION Software technológiai igazgatója szerint az új számviteli törvény egy része várhatóan nem okoz majd komoly gondot a cégek számára, egy részüknél viszont a nem megfelelő szoftvertámogatás esetén jelentős munka- és költségráfordítással járhat. A könnyebben kezelhető változtatások egyike, hogy 2001-től - bizonyos feltételek figyelembevételével - lehetőség nyílik arra, hogy a cégek által vizsgált üzleti év eltérjen a naptári évtől, követve ezzel a szezonalitásokat, az anyavállalat beszámolási időszakaival megegyezően. Ez a lehetőség a törvény szerint a külföldi székhelyű vállalkozás magyarországi fióktelepénél, továbbá a külföldi anyavállalat konszolidálásba bevont leányvállalatánál, illetve ez utóbbi leánycégénél lehetséges.
A nagy terhet - a felhasználók és a szoftverfejlesztők esetében egyaránt - az alap számlatükör szerkezetének megváltozása jelenti. Ennek következtében minden számítógéppel könyvelő cégnek új adatbázisban, új alapokkal érdemes kezdenie az évet. Ennek lehet pozitív oldala is: így legalább a cégeknél a hosszú évek során toldozott-foldozottá vált számlakeret ismét rendezett, egységes szerkezetet kaphat, de házilagos barkácsolással tovább is bonyolódhat.
A számlatükör módosításának több formája lehetséges - mondja Juhász. A felhasználó választhat, hogy üres adatbázissal vagy a régi törzsadatok megtartásával, illetve a régi törzsadatok és analitikus tételek megtartásával nyit-e új cégadatbázist. Mindhárom megoldás más-más beavatkozást, élőmunka- és költségráfordítást igényel.
Az első esetben, azaz üres adatbázissal történő új cég nyitásakor az újonnan megnyitott adatbázisban megtalálható az PM által ajánlott alap 2001-es számlatükör, amelyből elkészíthető a cégspecifikus változat. Mivel ez üres adatbázis, minden törzsadatot (partnerek, cikkek, szolgáltatások, áfakódok stb.) és nyitó tranzakciót kézzel kell újra rögzíteni. Ehhez a megoldáshoz nem szükséges rendszertanácsadók segítségét igénybe venni, viszont a munka akár egy hónapot is igénybe vehet, a cég méretétől függően. Sőt, ezt követően a korábbi időszakra vonatkozó forgalmi és analitikus adatok csak a korábbi adatbázisból kérhetők le. Ezért a váltáshoz érdemes mérlegelni a szakemberek bevonását is, hiszen látszólag költséget takarítunk meg azáltal, hogy saját magunk próbáljuk megoldani a feladatot, ám a rengeteg ráfordított idő és energia akár sokkal többe is kerülhet.
A régi törzsadatok megtartásával történő új cégadatbázis nyitása már előrelépést jelent a feladat megoldásának hatékonyságában. Itt már rendszerkonzulensek igénybevételével zajlik a munka. Az újonnan nyitott adatbázisban megjelennek a régi törzsadatok (partnerek, cikkek, áfakódok stb.) is. A számlakeret igény szerint választható: akár a korábbi, akár a 2001-es ajánlott számlakeret. Ekkor a pénzügyi nyitó tételeket is át tudják emelni az új adatbázisba. Ezt követően a felhasználónak már csak cégspecifikusan ki kell egészítenie a számlatükröt, az egyes modulok paraméterezéseit, illetve el kell végeznie a nyitó tételek felrögzítését. Így megtakarítható a fáradságos törzsadatfeltöltésre szánt idő és a pénzügyi nyitó tételek rögzítése is. A részletes analitikus és főkönyvi adatok lekérdezése azonban továbbra is a korábbi adatbázisból érhető el.
A harmadik lehetőség, a szakemberek leginkább javasolnak a zökkenőmentesebb átállás érdekében, az új cégadatbázis nyitása, a régi törzsadatok és az analitikus tételek megtartásával. Ebben az esetben a tanácsadók a felhasználó telephelyén létrehozott új adatbázisba átemelik az új számlatükröt, a régi törzsadatokat és az összes korábbi analitikus tranzakciót (pénzügy, számlázás, tárgyi eszköz, készletgazdálkodás). Ez a megoldás a legkényelmesebb, hiszen a jogcímtábla új számlatükörrel való kézi megfeleltetését követően a felhasználó ott folytathatja a munkát, ahol azt abbahagyta; minden analitikus modul továbbra is tartalmazni fogja a korábbi adatokat az új adatok mellett.
A zökkenőmentes átállás érdekében tehát első lépésként el kell dönteni, hogy mennyi időt és pénzt szánunk az átállás megkönnyítésére. Mi magunk kívánjuk megoldani a feladatot, vagy szakemberek segítségét vesszük igénybe. Javasolt a gyorsabb átállás érdekében a számlatükörnek még január előtt - november, december folyamán - a cégspecifikus kialakítása. Mivel új adatbázist kell nyitnunk, így érdemes az összes többi, az elemzés alapját képező törzsadatot (például költséghely, költségviselő, partnercsoportok) felülvizsgálnunk.
Ha igénybe kívánjuk venni a szoftverfejlesztő cégek konzulenseinek a segítségét, az természetesen pénzbe kerül. Érdemes azonban szembeállítanunk a munkatársak által elvégzett munka idejének a pénzben mért értékét a szoftverfejlesztő cégeknek fizetendő összeggel, és ezt figyelembe véve döntenünk az átállás módjáról.
(NAPI)
