A workflow technológia lehetővé teszi a vállalati tevékenységek csoportosítását, követhetőségét. Ezzel a technológiával vállalati környezetben bármilyen munkafolyamat nyomon követhető: a beszerzés, a teljes ügyvitel és adminisztráció, banki hiteligénylés, a biztosítók káreset-ügyintézése, engedélyezések, szerviztevékenység.
A workflow szoftverek használatában kiemelkedő szerepet játszik a Business Process Reengineering (BPR - üzleti folyamatok újratervezése) is, mivel az új technológia megköveteli a folyamatok újragondolását és újratervezését. A nagy informatikai rendszerek, mint például az SAP, bevezetnek egy gyakorlatot az üzleti folyamatokban. Ezzel ellentétben a workflow alkalmazások bevezetésekor sokkal önállóbbak az alkalmazók, nincsenek előre rögzített folyamatok. E rendszerek természetesen nem zárják ki együttes használatukat, együttműködésük megoldott.
Vezetőként a workflow szoftverből néhány kattintással teljes áttekintést kaphatunk egy folyamat vagy ügy helyzetéről. Ha szükségünk van valamilyen információra, nem kell előkeresni vagy előkerestetni az irattárból egy-egy dokumentumot, hanem a számítógépben megkereshető az ügy állása, és az is, hogy a munkatársak közül ki mit intézett. A munkafolyamatban automatikus az információk rögzítése, feldolgozása, nyomon követése, archiválása. A programban agentek figyelik a folyamatokat, figyelmeztetik a felelősöket a változásokra, a folyamat időzavarára, leállására. A feladatok átláthatóvá, követhetővé válnak.
A modern munkafolyamatok szabályozása az elektronikus levelezés elméletén és gyakorlatán alapul. A dokumentumok célszerű mozgásán alapulnak, vagyis egy bejövő és kimenő levél, fax, szerződés eljut a megfelelő vezetőhöz, aki észrevételezi azt, a rendszer rögzíti a dokumentumban, hogy ki dolgozott vele és ki ellenőrizte, s máris megy tovább egészen a folyamat végéig. Az elkészült anyagok adatbázisba kerülnek, ahonnan bármikor visszakereshetők, sőt a döntési folyamat is végigkísérhető.
A mai vállalati gyakorlatban a tömegszerű rutinfeladatok nagy része már számítógépes támogatáson alapul. Többek között a raktári ki- és bevételezés, a számlázás, értékesítés, anyagkönyvelés, bérszámfejtés stb. A bankok működése elképzelhetetlen számítógépes támogatás nélkül. Segítségük nélkül többek között nem lenne megoldható, hogy a bankjegykiadó automatákon keresztül bármikor hozzájussunk a pénzünkhöz vagy a boltokban már közvetlenül mágneskártyával is vásárolhassunk. Azok a folyamatok azonban, amelyek a fentiekhez képest több esetlegességet, egyedi eljárást, vezetői döntést vagy kreativitást igényelnek, az informatikai eszközök által még kevésbé támogatottak. Ezeken a területeken legföljebb a szövegszerkesztők, táblázatkezelők használata vált eddig jellemzővé.
Egy jól szervezett vállalkozásnál az alkalmazott informatikai csoportmunkaeszközök éppen a fent hivatkozott nem rutinszerű, de mindenképpen kézben tartást kívánó folyamatokat segítik, hiszen a folyamat irányítását, hatékonyabbá tételét, szervezését teszik lehetővé. A vezetői döntés-előkészítés folyamata, a munkatársak együttműködését biztosító követése, a fejlesztési eljárásoknak az ötletektől a megvalósulásig terjedő megkönnyítése, az információ gyors közreadása és megbeszélése, a marketing vagy a minőségbiztosítás teljes körű támogatása mind a korszerű információs technológiának az alkalmazását jelenti.
A csoportmunkaszoftverek növelik a csoport hatékonyságát az információ megosztása, könnyű elérhetősége révén. Egyszerre kínálják az elektronikus levelezést és az információ megosztását eredményező osztott adatbázis-kezelést a dokumentumokra, pontosabban a bennük foglalt információra összpontosítva. Ez azt jelenti, hogy a jó csoportmunkaszoftverben nem állományok, hanem az ismeretek, az információtartalom kerül tárolásra és megosztásra, ami minőségi különbség az eddig használt eszközökhöz képest.
A cégkultúra, a folyamatok fejlesztése azért fontos, mert üzleti erő rejlik benne. Az informatika beépülése a cégkultúrába változásokat indít el, melyek a célja az azonnali reagálóképesség, a piac- és vevőorientáltság, valamint a belső képességeket folyamatosan fejlesztő stílus megteremtése. Ebben óriási szerepe van a fejlett kommunikációs technológia alkalmazásának. Az információmegosztás, a kommunikáció, az információáramlás jelentős felgyorsítása, az együttműködés fokozása a cél, annak ellenére, hogy nagyon sok mindent elektronikus útra terelünk. Az elektronikusan támogatott munkavégzés a hagyományostól eltérő munkaszervezési filozófiát igényel, ezért sokszor csak menet közben derülnek ki a problémák vagy fogalmazódik meg a változtatási igény.
(NAPI)
**** KERETBEN ****
Azok a vállalatok, szervezetek, amelyek üzleti folyamataikat radikális újraszervezés útján kívánják javítani, ma már számtalan tanácsadó cég közül választhatnak. A Business Process Reengineering (BPR) módszer lényege, hogy a cégek működésének javításánál a funkcionális szemléletet felváltja a folyamatszemlélet, amelyet ma már fejlett információtechnológiai eszközökkel támogatnak. A folyamatszemlélet erős szállítói és vevői orientációt feltételez, azaz miképpen tudja egy vállalat folyamatait úgy átalakítani, hogy üzleti partnereinek, fogyasztóinak igényeit minél jobban kielégítse, hogy árban, minőségben és gyorsaságban lekörözze vetélytársait. Nem könnyű az újraszervezés végrehajtása, mert a meglévő struktúrák, folyamatok mögött emberek vannak, akik félhetnek a változásoktól. A végigvitt átalakítás előnyeit azonban később minden érdekelt élvezi majd.
Azok a vállalatok, szervezetek, amelyek üzleti folyamataikat radikális újraszervezés útján kívánják javítani, ma már számtalan tanácsadó cég közül választhatnak. A Business Process Reengineering (BPR) módszer lényege, hogy a cégek működésének javításánál a funkcionális szemléletet felváltja a folyamatszemlélet, amelyet ma már fejlett információtechnológiai eszközökkel támogatnak. A folyamatszemlélet erős szállítói és vevői orientációt feltételez, azaz miképpen tudja egy vállalat folyamatait úgy átalakítani, hogy üzleti partnereinek, fogyasztóinak igényeit minél jobban kielégítse, hogy árban, minőségben és gyorsaságban lekörözze vetélytársait. Nem könnyű az újraszervezés végrehajtása, mert a meglévő struktúrák, folyamatok mögött emberek vannak, akik félhetnek a változásoktól. A végigvitt átalakítás előnyeit azonban később minden érdekelt élvezi majd.