A folyamat javítása a lényeg

Egy-egy tevékenység hatékonyságát jelentősen lehet növelni informatikai támogatással. A vállalati információáramlás is hatékonnyá tehető korszerű információs rendszerek bevezetésével, de a legfontosabb, hogy az üzleti folyamatok optimálisan legyenek kialakítva. A probléma megoldása a BPR (Business Process Reengineering), az üzleti folyamatok újraalakítása. Az üzleti versenyben csak az a cég tud előnyhöz jutni, amelyik a leggyorsabban tud reagálni, a leghamarabb tudja a működését (folyamatait) a megvál tozott körülményekhez igazítani.
Az üzleti folyamat újraszervezésének lehetnek fokozatai, kezdhetjük az egészet az alapoktól és felépíthetjük a folyamatstruktúrát - a jelenlegi működést elfelejtve - a nulláról. Választhatjuk azt is, hogy csak változtatunk a meglévő folyamatainkon vagy esetleg csak a szervezeti kereteket szabjuk a működő folyamatainkhoz. A BPR kiterjedhet az egész vállalatra vagy csak annak bizonyos területeire, de bármelyik megoldást is választjuk, ügyelnünk kell az összhangra, a folyamatok összhangjára.
A folyamat-újraalakítás, illetve -optimalizálás eredményességét alapvetően befolyásolja, hogy ismerjük-e azokat a módszereket és támogató eszközöket, amelyek helyes alkalmazása a siker garanciája lehet. A világon ma a legelterjedtebb optimalizáló módszer a benchmarking. Ennek a lényege az, hogy a saját folyamataink kialakításánál felhasználjuk - a nálunk jobb teljesítményeket felmutató - cégek tapasztalatait, illetve az általuk alkalmazott eljárásokat.
A módszer alkalmazását jelentősen megkönnyíti, ha azt egy jól megválasztott, intelligens modellezőeszközzel támogatjuk. Magyarországon ezek közül - a világon is piacvezetőnek számító - ARIS-Toolset az egyik legelterjedtebb, amely a legnagyobb magyar vállalatoknál stratégiai eszközként szerepel - mondta Polgár József, a Procont Kft. BPR üzletág igazgatója.
Azután, hogy optimalizáltuk a folyamatainkat és azt megfelelő módon dokumentáltuk, tovább kell lépni, hiszen ez csak egy statikus állapot leképezését jelenti, a környezet azonban folyamatosan változik. Ezért ki kell alakítani egy folyamatmenedzsment-rendszert, amely biztosítja, hogy a működésünk valóban a kialakított folyamatoknak megfelelő legyen és a környezet megváltozása esetén - arra rugalmasan válaszolva - alakíthassuk át üzleti folyamatainkat. A legnehezebb, a működés átalakítása csak ezután következik. Az embereket nagyon nehéz kizökkenteni a már megszokott működési rendből, és fel kell készülni az újjal szembeni ellenállásra is, amit valamilyen módon kezelni kell. Ennek is megvan a kialakult módszertana és eszközrendszere, amit változásmenedzsmentnek neveznek.
A vállalati működés optimalizálása igen széles körű és szerteágazó ismereteket igényel, ezért a vállalatok zöme nem is vág bele ilyen horderejű feladatba kizárólag saját erőforrásokkal. Érdemes olyan tanácsadó cégek szakértelmére és tapasztalatára támaszkodni, amelyek birtokában vannak a megfelelő ismereteknek és módszereknek.
Ú. N.