Állítsd be, hogy az Economx az elsők között legyen a Google-találatokban!
Tegyük fel, hogy sikeresen átvészeltük a szerződéskötési tárgyalásokat az Európai Bizottsággal. Eme procedúrát követően a projekt gyakorlati megvalósulása a kick-off meetinggel, a projektindító beszélgetéssel kezdődik.
A projekt megvalósulásával a projektmenedzsment foglalkozik, így a kick-off meeting is ebbe a hatáskörbe tartozik. A találkozót a projektmenedzsment feladataiért felelős partner, általában a koordinátor szervezi meg. A projektindító meeting nagy fontossággal bír, a projekt további menetét erőteljesen befolyásolja, ezért gondos szervezés kell, hogy megelőzze. A sok partnert, több helyszínt magába foglaló projektek esetében ez még nagyobb odafigyelést igényel. A találkozóról hivatalos formában, írásban kell értesíteni az érintetteket, lévén ez a projekt kezdete, első hivatalos rendezvénye.
A partnerek közötti hatékony kommunikáció nagyon fontos a projekt sikeres megvalósulásához. Az eredményes kommunikáció elősegítésének eszközei lehetnek a projekt-találkozók – amelyek közül a kick-off meeting a legfontosabb, mert megalapozza a partnerek együttműködését.
A találkozó jellegét a projekt mérete, komplexitása határozza meg. A résztvevő partnerek mindegyike jelen kell, hogy legyen – nemcsak az egyes szervezetek, cégek egy-egy képviselője, de a projekt gyakorlati megvalósításában részt vevő szakemberek is. A partnereken túl minden érintettet meg kell hívni, akiknek hivatalosan értesülniük kell a projekt megkezdéséről. Kiemelten fontos projektek esetében a média képviselői is jelen vannak a találkozón. Ez utóbbi esetben általában két projektindító megbeszélésre van szükség. Az egyiken csak a partnerek vannak jelen, és a projekt menedzselésének részleteit beszélik meg. A másik találkozón jelen van minden érintett, a találkozónak pedig inkább sajtótájékoztató jellege van.
Maga a találkozó néhány órát vesz általában igénybe, de akár két napig is eltarthat. Az egyes partnerek prezentációkat állítanak össze, amelyek során rövidebb, interaktív beszélgetések zajlanak. A találkozó végén érdemes egy kerekasztal-beszélgetésre időt szakítani a még felmerülő kérdések tisztázására.
Egy kick-off meeting általános témái:
– A koordinátor bemutatja a projektet
– Partnerek bemutatkozása, feladataik a projektben
– Idő- és ütemterv véglegesítése, beszámolók
– Költségterv véglegesítése
– Jövőbeni találkozók időpontjainak véglegesítése
– Konzorciális szerződés
A projekt partnerek jelenléte azért is szükséges, mert a kick-off meeting során írják alá a konzorciális szerződést, amely a partnerek közti belső megállapodást (feladatkörök, hatáskörök, felelősség megosztása) rögzíti. A szerződés magában kell, hogy foglalja a megvalósítás feltételeit:
– partnerek és státusuk meghatározása (kedvezményezett, konzorciális partner, stb.)
– a projekt munkaszakaszai és rövid leírásuk
– az egyes munkaszakaszokért felelős személy és szervezet
– az egyes munkaszakaszokban közreműködő partnerek
– az uniós támogatás kifizetésének részletei
– a projekt során szerzett dokumentumok, találmányok, a projekt eredményei kinek a tulajdonát képezik majd
– a szerződés esetleges utólagos módosításának feltételei
– a projekt nem megfelelő megvalósulása miatt a támogatás visszafizetésének feltételei
A konzorciális szerződés mellékleteként szokás csatolni a Működési szabályzatot, a költség- és ütemtervet. A Működési szabályzat az egyes munkaszakaszokhoz tartozó feladatok részletes lebontását és határidejét tartalmazza. A szerződésben részletezik a partnerek által kötelezően létrehozandó „Management Comittee” és a szakmai kérdésekben kompetens „Steering Comittee” feladatait, valamint az azokban résztvevő személyeket.
