Állítsd be, hogy az Economx az elsők között legyen a Google-találatokban!
A pályázatunk benyújtását követően átlagosan 2-3 hónap elteltével kapunk értesítést arról, hogy a bizottság – vagy a hatóság – szeretné-e projektünket támogatni, és ennek érdekében elkezdhetjük-e az úgynevezett szerződéskötési tárgyalásokat.
Szerződéskötési tárgyalások
A szerződéskötési tárgyalások néven ismert folyamat célja, hogy a bizottság (hatóság) és a pályázó közötti együttműködés keretében kialakuljon a benyújtott és elbírált projektjavaslat (proposal) alapján a végrehajtandó projektet pontosan, jogilag is ellenőrizhető módon leíró dokumentum. Fontos megjegyezni, hogy míg a benyújtott és elbírált dokumentum csupán egy úgynevezett projekt-JAVASLAT, addig a szerződéshez csatolt dokumentum már a szerződés úgynevezett technikai melléklete, és mint ilyen kötelező érvényű lesz ránk nézve.
A szerződéskötési tárgyalások során pingpongszerű „Kérdezz-felelek” játék szokott kialakulni, amelyben a bizottság kérdez/javasol, mi pedig válaszolunk… A szerződéskötési tárgyalások átlagos hossza 1–5 hónap, de szélsőséges esetben ennél hosszabb is lehet. Jellemzően az alábbi kérdéskörök kerülnek terítékre:
a. adminisztratív kérdések
b. szakmai és pénzügyi kérdések
Adminisztratív fejezetek
Ennek során kerül sor a koordinátorral és a partnerekkel kapcsolatos adatok pontosítására, részletesebb, a cégek létezését bizonyító dokumentumok (például cégkivonatok, mérleg) benyújtására. Ennek során a koordinátor összegyűjti ezeket a dokumentumokat a partnerektől és továbbítja azt bizottság/hatósághoz. Fontos, hogy a partnerek és a koordinátor között gyors és naprakész legyen a kapcsolat, néhány esetben a bizottság 2-3 (!) napos határidőket szab meg az egyes dokumentumok összegyűjtésére és beküldésére. Valószínűsíthetően már ezzel is azt „tesztelik”, hogy mennyire tud majd a konzorcium a későbbiek során hatékonyan együttműködni.
Szakmai és pénzügyi kérdések
Az egyik legnagyobb hangsúly a szakmai és pénzügyi kérdésekre, illetve ezek összhangjára esik a szerződéskötési tárgyalások során. Természetesen a cél az, hogy mind a pályázó, mind a támogató részére maximálisan megfelelő szerződést tudjunk „kialkudni”. És itt gyakran valódi alkufolyamatról van szó (legalábbis a közösségi programok rendszerében), amely során a bizottság jellemzően pénzügyi támogatást csökkenteni kívánó törekvéseire a pályázó úgy válaszolhat, hogy ennek fejében redukálja a projekt során végrehajtó feladatok számát vagy azok nagyságrendjét. A lényeg itt az, hogy észben tartsuk, hogy mégiscsak a bizottság a tárgyaló partner – azaz csak papíron vagyunk teljesen egyenrangúak... Amennyiben azonban sikerül megtalálni a közös hangot, úgy a folyamat során valóban előnyös alkupozíció is kialakulhat – mindez csupán gyakorlat kérdése.
Szerződés megküldése
A tárgyalások bonyolultságától vagy a projektünk nagyságától függően ezek a folyamatok körülbelül 2–6 hónapot vehetnek igénybe. Amikor a bizottság vagy hatóság technikai és pénzügyi osztálya is lezártnak tekinti a szerződéskötési tárgyalásokat, akkor kerül sor a támogatási szerződés megküldésére, amelyet jellemzően mind a koordinátornak, mind a partnereknek alá kell írnia. Amennyiben részükről teljes az aláírási folyamat, úgy visszaküldjük a szerződést Brüsszelbe, amely jellemzően az utolsó aláíró. Legtöbb esetben az utolsó aláírást (tehát a bizottsági vagy hatósági aláírást) követő hónap első napja lesz a projekt kezdete, de ettől eltérő esetek is előfordulnak (például a LIFE–III esetében).
A szerződés aláírása után
A szerződés aláírását követően indul a projekt, legtöbbször az úgynevezett projektindító megbeszélés vagy angolul a Kick-off meeting megtartásával. Itt kerülhet aláírásra a partnerek közötti belső, úgynevezett konzorciális szerződés, illetve kerülnek kidolgozásra a projektmenedzsment végleges módszerei. A projekt végrehajtásának kérdéseivel a projektmenedzsment foglalkozik.
