A 2010-es évek elején minden vállalat olyan akart lenni, mint a globális techcégek. Az üzleti vezetők, akiket inspirált a Szilícium-völgyből érkező innováció, megpróbálták lemásolni az óriásokat. Laposabb szervezeti hierarchiát alkalmaztak, átnevezték a szerepköröket, és pingpongasztalokat, csocsót vagy akár biliárdot helyeztek el irodákban. Nagyjából ekkor kezdett el terjedni a „digitális átalakulás” kifejezés.

A koncepció ambiciózus volt: a vállalatok a semmiből újragondolták az üzleti tevékenységüket a technológiát helyezve a középpontba. Ez a munkafolyamatok átalakítását, a manuális feladatok automatizálását és egy olyan céges kultúra kialakítását jelentette, amely az adatvezérelt döntéseket helyezi előtérbe.

A napi foglaltság, vagyis az irodai kihasználtság ebben az időszakban az ingatlanügynökök kulcsfontosságú mérőszáma volt, a statisztikai istene, ma pedig már meglehetősen anakronisztikus adatnak tűnik, amely csupán statikus állapotokat tud felmutatni. 

Megjött az MI

A jelenben a dinamika, a folyamatos mozgás határozza meg az irodák mindennapjait, fontos megfigyelni, hogyan áramlanak a dolgozók, kik hová csoportosulnak, hol jönnek létre kisebb-nagyobb közösségek, mely helyszínek lesznek felkapott relaxációs zónák, hol végeznek a dolgozók egyszerre több tevékenységet is.

Vagyis a kreativitás, az együttműködés és a kényelem a legfontosabb kulcsszavak 2025 irodakultúrájában. A modern cégek összetett és sokoldalú kérdésekre keresik a válaszokat: hol kapcsolódnak egymáshoz valójában az emberek, hogyan befolyásolja például a légáramlás a koncentrációt, vagy éppen a tárgyalótermek közötti ingázás hogyan csökkenti a hatékonyságot.

Itt jönnek a képbe az MI és az MI-ügynökök, amelyek az eddig sem lassú folyamatokat hihetetlen mértékben katalizálták, miközben a digitalizációt újabb szintre emelték. Az MI a környezeti és használati mintákra vonatkozó részletes IoT-adatokkal meglepő összefüggéseket tárhat fel, így akár a felére csökkentheti a munkahelyen belüli közlekedést, vagy pontosan meghatározhatja a CO2-gócpontokat, amely csökkenti a hatékonyságot.

Az új technológia megváltoztatja az irodák tervezését és irányítását is. A moduláris bútorok, az adaptív világítás és klímaberendezések, a hatékonyabb helyiségelosztás és a hibrid-kompatibilitás ma már a norma. A költséges bővítések helyett a bérlők MI eszközöket használnak a bérleti szerződések aláírása előtt az elrendezések szimulálására és az eredmények előzetes tesztelésére. 

Egy olyan világban, ahol a munkaállomások kihasználtsága már nem elég, az ingatlanoknak aktívan kell alakítaniuk a tereket a teljesítmény, az egészség és a pénzügyi megtérülés javítása érdekében. Csak egy példa: ha azt várjuk el a dolgozóktól, hogy figyeljenek és produktívak legyenek, akkor minden tárgyalót, konferenciatermet, irodát és közösségi teret megfelelő hőmérsékleten kell tartani a megfelelő páratartalommal és frisslevegő-mennyiséggel. Ez persze pénzbe kerül, de ha nem tesszük, akkor a termelékenység csökkenésével és a dolgozók rosszabb egészségi állapotával kell szembesülniük a vállalatoknak.

Jönnek az ügynökök

A mesterséges intelligencia gyorsan beépült a legtöbb digitális munkakultúránkba. Szinte minden vállalati szoftvercsomaghoz tartozik egy MI által vezérelt ügynök, amelynek célja a termelékenység növelése. A vállalatok elkezdték alkalmazni a mesterséges intelligenciát, hogy jobban megértsék: hogyan használják az alkalmazottak a teret, hogyan lehet a környezetet egészségesebbé, hatékonyabbá és remélhetőleg produktívabbá tenni.

Az MI egyedülállóan jó az összetett, egymással összefüggő változók integrálásában, különösen akkor, ha olyan részletes adatokkal látják el, amelyeket a modern irodák ma már alapértelmezés szerint gyűjtenek. A dolgok internetének (IoT) technológiája a legtöbb modern irodában gyakorlatilag megoldott, vagyis az MI nagyon nagy pontossággal megjósolja, hogyan fognak teljesíteni az adott irodakialakítási megoldások, a bútorok és a helyiségek elrendezése. 

A hőtérképek és a mozgáskövetés azonban csak a kezdet, hiszen más fontos változókat is hozzáadhatunk a rendszerünkhöz, mint például az ingázási idők, az elégedettségi pontszámok, a karbantartási költségek és a termelékenység. Egyes MI-platformok egy hatalmas vállalati kampuszban vagy egy nagyobb szolgáltató központban a gyalogosforgalmat is tudják már csekkolni. 

A rendszer olyan munkahelyi megoldásokat javasol, amelyek közel felére csökkenthetik a kampuszon belüli utazási időt, ami észrevehető termelékenységnövekedéshez vezetett. Kevesebb ingajárat, több tényleges munka. A cél nem csak az, hogy lássuk, merre mennek az emberek, hanem az is, hogy megértsük, mi segít nekik jobban dolgozni.

A nagybetűs termelékenység

Ahogy az MI modelljei egyre fejlettebbek és intelligensebbek lesznek, a „termelékenység” fogalma folyamatosan bővül. A termelékenység növelésének elsődleges módja az épületek állapotának javítása. Így például a jobb levegő jobb döntéseket jelent, hiszen a zsúfolt tárgyalók és a nagy sűrűségű terek annyira megemelik a CO2-szintet, hogy az befolyásolja a kognitív funkciókat. 

A mesterséges intelligencia nemcsak a problémás zónákat képes azonosítani, hanem valós időben is képes beállítani a HVAC-rendszereket, hogy optimális maradjon a levegőminőség, ahogy a kihasználtság ingadozik. Ezek az információk nemcsak jobb megbeszélésekhez vezetnek, hanem a munkahelyek felépítésének újragondolására is ösztönöznek. 

Ahelyett, hogy a drága építkezésekre várnának a változtatásokkal, egyre több vállalat alkalmaz moduláris elrendezéseket, amelyek reagálnak a mesterséges intelligencia ajánlásaira. Így például a legtöbb megbeszélés két-négy fős, mégis a hagyományos irodákban túlméretezett tárgyalók vannak. Az MI rávilágíthat erre az eltérésre, sőt alternatívákat is javasolhat – például egy nyitott tér egy részének ideiglenes átalakítását gyűjtőtérré a ritka, mindenki részvételével zajló megbeszélések számára. 

Az irodák mindig is tökéletlenek lesznek, hiszen ami az egyik embernek beválik, az a másiknak katasztrófa lehet. De most a vállalatoknak végre van módjuk arra, hogy számszerűsítsék, hogyan teljesít a saját bérelt területük a különböző mutatók alapján. A mesterséges intelligencia már megváltoztatta a munkavégzésünket. Most pedig azt is kezdi megváltoztatni, hogy hol dolgozunk.

Kapcsolódó