A közjegyző a bizonyítandó tényről ténytanúsítványt vehet fel, amit közokiratba foglal.
Például van egy építkezés, ahol a szerződés alapján a megfelelő készültségi szintet egy adott határnapon kell elérni. Ezzel kapcsolatban vita alakulhat ki a felek között, azonban a későbbiekben a korábbi állapotot nagyon nehéz lehet bizonyítani, tekintettel arra, hogy a bizonyítékok elenyésznek és ezáltal az eredményes bizonyítás könnyen kérdésessé válhat.
A közjegyző az általa észlelt tényekről egyszerűbb esetekben (például a ház készültségi szintje) ténytanúsítványt állít ki, ha a fél nem akarja a bonyolultabb − de bizonyos esetekben szükségesebb − előzetes bizonyítás intézményét igénybe venni. Különleges szakértelmet igénylő esetekben a közjegyzői eljárás keretén belül lehetőség van szakértő kirendelésére is, ami megnövelheti a hatékonyságot.
A felek közötti vita esetén a felvett közjegyzői ténytanúsítvány felmutatása könnyen meggyőzheti az ellenérdekű felet, hogy felesleges a pereskedés, a pervesztés a bizonyíték felmutatásával ugyanis valószínűsíthető. A ténytanúsítvány közokirat, amely egy bírósági eljárásban az egyik legerősebb bizonyíték, ugyanis a közokiratban foglalt tényeket valónak kell elfogadni és csak nagyon szűk körben van helye ellenbizonyításnak. A gyakorlatban kimutatható, hogy az ilyen ügyek nagyon kis része jut el bírósági szakaszba.
Egy további példát említve: ha valakinek az adatai, irodalmi, zenei vagy egyéb alkotása a világhálón hozzájárulása nélkül jelenik meg, a közjegyző rögzíti az adott weblap állapotát, így azt is, hogy a vitatott adatok valóban szerepeltek a kérdéses portálon. Említeni sem kell azt, hogy mire a per megindul, az illegális adatok már eltűntek a világhálóról, de ha zsebünkben van a közjegyzői ténytanúsítvány, ez megoldást jelent a problémára.
Sok esetben érdemes tehát közjegyzőhöz fordulni, mert közreműködésükkel az eljárás olcsóbb, gyorsabb és hatékonyabb lehet.
