Állítsd be, hogy az Economx az elsők között legyen a Google-találatokban!
A vállalkozások többsége számára az iroda kiválasztásakor elsődleges szempontnak a költségvetés optimalizálása számít. A cég igényeire szabott speciális iroda révén nemcsak a havi bérleti díj, de számos egyéb járulékos költség – a működtetéséhez használatos eszközök beszerzése és fenntartása, járulékos munkaerő költségei – csökkentése is elérhető – derül ki az iroda.hu elemzéséből. A potenciális bérlőknek igen különbözőek az igényei, az egyre érettebbé váló piacon pedig folyamatosan bővűl a szolgáltatások kínálata. Akadnak cégek, amelyeknek csak székhelyre van szükségük, számukra kézenfekvő választás a virtuális iroda; másoknak hetente vagy havonta van csak szükségük tárgyalóteremre, irodahelyiségre vagy titkárnőre, nekik az óradíjas iroda a legjobb megoldás.
Már van virtuális iroda
A virtuálisiroda-szolgáltatás legfontosabb eleme egy jól csengő cím, ahová a bérlő cég bejegyezhető. Az üzleti cím mellett az ilyen irodánál is számos szolgáltatást biztosítanak: postai átirányítást, műszaki berendezéseket, hívásátirányítást, esetleg titkárnői szolgáltatást, ezeket akkor is igénybe lehet venni, ha a cég székhelye teljesen máshol van. Magyarországon egyelőre kevés cég foglalkozik virtuálisiroda-szolgáltatással. A lehetőséggel élők közé elsősorban külföldi cégek tartoznak, amelyeknek magyar címre van szükségük a vállalkozás elindításához, offshore vagy vidéki cégek, amelyek budapesti címet szeretnének, esetleg egyszemélyes magánvállalkozások.
Lehet óradíjas is
Az óradíjas iroda a virtuális iroda továbbfejlesztett változata, amely bérlői számára irodákat, tárgyalókat biztosít, amelyekért az ügyfelek a felhasznált idő arányában fizetnek. Magyarországon a Regus Business Centeren kívül a Bázis Office Center Kft. is foglalkozik már óradíjas irodaszolgáltatással. A fejlettebb országokban ez a szolgáltatás bevált és elterjedt gyakorlatnak számít; az irodapiac egyik leggyorsabban fejlődő ágazata. Sikere abban rejlik, hogy az irodák szinte azonnal beköltözhetőek, bútorozottak és minden felszerelés rendelkezésre áll a munkavégzéshez. A szolgáltatás sikerét garantálja az is, hogy a minimális bérleti időszak a hagyományos irodáknál megszokott hároméves periódussal szemben akár egy-két hét is lehet; a legelterjedtebbek a két-három hónapra szóló szerződések, a kaució pedig három hónap helyett általában csak egy hónapos.
Az iroda.hu szakértői szerint Magyarországon is számos vállalkozás igényeit lehetne kielégíteni ezzel a szolgáltatással. Az ügyfelek többféle méretű iroda és tárgyaló közül választhatnak, készen kapják az irodaberendezést és a technikai eszközöket, ráadásul recepciós szolgáltatást is igénybe vehetnek, amely az adminisztrációs teendők nagy részét elvégzi helyettük, egyfajta irodavezetés-outsourcing módjára.
Egy hagyományos irodában fizetni kell a bérleti díjat, a rezsit, az internet-előfizetést, és költségként merülnek fel az irodai berendezések is (számítógép, nyomtató, fax, bútor), valamint az adminisztratív személyzet. Ezzel szemben az egyik óradíjas irodaszolgáltatónál egy kis területigényű cég esetében, mely havonta 40 órát használja az irodát vagy a tárgyalót, a becslések szerint ezzel a módszerrel az összes költség akár 60-70 százalékkal is csökkenthető. Az óradíjas irodabérlők nagyrészt mikrovállalkozások, amelyek egy vagy néhány fővel dolgoznak és a vállalkozások átlagosan munkaidejük mintegy 20-30 százalékát akarják az irodában tölteni; emellett számos vidéki cég is igénybe veszi e szolgáltatásokat, amelyek reprezentálni szeretnének ügyfeleiknek.
Javítható a hagyományos iroda is
A szakértők szerint a hagyományos irodán belül is lehet optimalizálni a teret, a berendezéseket és a költségeket, a megfelelő szemléletmód kialakításával. Tipikusan ilyen terület az értékesítés, ahol az alkalmazottak nem töltik bent munkaidejük nagy részét, de mégis szükség van munkahelyekre az esetleges adatrögzítéshez, így osztott munkahelyeket, munkahelyszigeteket hoznak létre – ezeknél egy-egy dolgozónak csak a névre szóló „konténerét” kell az íróasztalhoz húznia, ahol van áramellátás, internetkapcsolat, laptop-panel. Mindez nemcsak a területigényt és a bérleti díjat csökkenti, hanem a beszerzési költségeket is, hiszen kevesebb asztalra van szükség.
Az irodatechnikai eszközök optimalizálására már a legtöbb nagy márkaképviselet specializálódott: a régi, kis teljesítményű asztali nyomtatók helyett központi, nagy teljesítményű másolók, nyomtatók alkalmazásával a fenntartási költségeket is optimalizálni, a felhasználókat pedig azonosítani lehet.
Az óradíjas szolgáltatásra reagálva a legtöbb új építésű irodaházban pluszszolgáltatásként nagy tárgyalótermeket biztosítanak a bérlők részére, így ezekért a területekért nem kell állandó havi díjat fizetni – ezek után is óra- vagy napidíjas alapon számláznak. Magyarországon a kínálati piac egyik fejlődési iránya lehet, hogy az irodaházak speciális irodaszolgáltatásokkal bővítik palettájukat, hogy megkülönböztessék magukat, egyúttal minél több bérlőt vonzzanak – véli az elemzés.
