NAPI Informatika
„Az Oracle Workflow rendszere egy munkafolyamat-kezelő rendszer, amely vezérli a különböző döntési és üzleti folyamatokat és az ehhez kapcsolódó dokumentumokat kezelő szoftvermodulokat, amelyek szállítják, szelektálják, figyelemmel kísérik és tárolják az adott folyamat állapotát, határidejét és számos egyéb paraméterét” – mondta el Kovács András, a KFKI Csoporthoz tartozó IQSYS Informatikai Rt. technológiai igazgatója.
Ha egy vállalatnál egy döntés meghozatalához három vezető egyetértése szükséges, akkor a döntést előkészítő alkalmazottak a szükséges dokumentumokat, grafikonokat, összefoglalókat, javaslatokat vagy bármi más „hozzávalót” elhelyezik a rendszerben, a megfelelő paraméterekkel (határidő, stb.) együtt. Ezek az információk azután azonnal eljutnak a következő szintű vezetőhöz, aki eldönti, hogy támogatja-e a javaslatot, hozzáfűz-e valamit, és így tovább. Amint ez megtörtént, a rendszer „viszi” a megváltoztatott, kiegészített, aláírt stb. döntési csomagot a következő vezetőhöz. Ez tehát mindaddig mozog a hálózaton, amíg elintézést nem nyert – mutatja be a munkafolyamat-kezelő rendszer működését Kovács. És eközben a szoftver tisztában van a különböző prioritásokkal, „tudja”, hogy kinek az aláírása nem nélkülözhető, kinek kell jóváhagynia, illetve távollét esetén ki kit helyettesíthet. Nyomon követhető, hogy egy adott ügy hol akadt el és miért, tartható-e az előre kijelölt határidő, és ki az, aki késlekedik. A folyamat természetesen megfordítható, egyes ügyek „visszadobhatók” bármelyik szintre, de át is lehet ugrani lépéseket. Az Oracle Workflow használata tehát szabályozza és gyorsítja a különböző üzleti (nem csak döntési) folyamatok horizontális és vertikális áramlását egyaránt – állítja az IQSYS igazgatója.
A technológia nagy előnye, hogy webes alapokon működik, ezért a belső hálózatot nem terheli fölöslegesen, és a webböngésző, illetve levelezési rendszerbe integrálható. Ezért a felhasználó bármely szabványos e-mail-rendszeren vagy böngészőn keresztül fogadhatja a figyelmét igénylő összes üzenetet, elemezheti, és azokra választ adhat.
A munkafolyamat-vezérlés lényege, hogy minden egyes szereplő (felhasználó) a saját munkakosarában tekintheti meg teendőit, amelyek az ő intézkedésére várnak, s amelyeket tovább kell küldenie a megfelelő feladatok (ellenőrzés, feladatkiosztás, engedélyezés vagy éppen jóváhagyás) elvégzése után. Természetesen a felhasználók csak a jogosultságuknak megfelelő funkciókat érhetik el a munkafolyamat-kezelő rendszerből. Az egyes feladatok érkezéséhez értesítések rendelhetők, tehát a felhasználót egy levél figyelmezteti arra, hogy milyen témában, milyen céllal, milyen teendője érkezett. Az iratok ügyintézési határidejét szintén követi a rendszer, valamint határidők rendelhetők az egyes részfeladatokhoz is, melyek figyelmeztetik a felhasználókat az esetleg elfelejtett tennivaló mielőbbi befejezésére.
A rendszer igazodik a sajátos helyi ügyvitel-szervezési megoldásokhoz, támogatja az ügyviteli tevékenységek (iratkészítés, -kezelés, -továbbítás, -tárolás), illetve az üzleti folyamatok, pl. a szabadságengedélyezés, számlaigazolás, engedélyezés, minőségbiztosítás mozzanatainak teljes körét. A rendszer az egyes ügyek életciklusában minden változás előtti és utáni állapotot eltárol, naplóz. Bármikor megtekinthető az ügy és a hozzá kapcsolódó elektronikus dokumentumok aktuális helyzete, kinél található, mire várakozik és mióta van az illetőnél.
Az alkalmazás megfelelően rugalmas, a szervezeti és hatásköri változások minimális módosításokkal átvezethetőek – állítja Kovács. Az egyes személyek szerepkörökhöz, felhasználói csoportokhoz rendelhetőek, a workflow lépések résztvevői, valamint az őket helyettesítő személyek előre definiálhatóak. Ezért bármely szervezeti vagy hatásköri változást csak a szervezeti adatbázisban szükséges átvezetni. A módosítást követően a munkafolyamat már a szervezeti adatbázisban módosított személynek küldi az elindított munkát, illetve ad jogosultságot az őt érintő feladatokra.
Keretes:
Az Oracle Workflow „szoftveres” lelke az adatbázisban található munkafolyamat-irányító motor. Az Oracle tranzakcióintegritása garantálja az alkalmazások és a munkafolyamatok közötti egységességet, míg az Advanced Queuing technológia biztosítja a rendszerek közötti üzenettovábbítást. A rendszerben az üzleti folyamatok teljes köre szabályozható, ami által a szervezet teljes működése átláthatóvá válik. Minden szükséges információcsomag kapcsolatban áll egymással, és az információcsomagok adathalmazain belüli relációk is definiáltak. Ennek a koncepciónak köszönhetően minden modulban és felületen biztosított a választás lehetősége, elkerülve ezzel az inkonzisztens adathalmazt (például ugyanazon ügyfelek, ingatlanok többszörös nyilvántartását).
