Állítsd be Google keresőjét, hogy a találatok között biztos ott legyen az Economx!
Az iratkezelési eljárás során a dokumentumokat három fő csoportra osztják - mondta el Szabó-Nagy László, az Archirex Kft. ügyvezető igazgatója. Az elsőbe az ügyviteli szempontból meghatározott ideig megőrzést igénylő iratok tartoznak, a másodikba a maradandó, a cég történetében meghatározó jelentőségű dokumentumok, míg a harmadik területet a selejtezhető iratok alkotják.
Komplex szolgáltatáscsomagról van szó, amely lefedi az adott szervezet dokumentumkezelését, kezdve a szabályozási folyamatok szakértői szintű átvilágításától az aktív dokumentumok digitalizálásán át az inaktív iratok megsemmisítéséig. Ezen túl több kiegészítő szolgáltatással állnak partnereik rendelkezésére, mint például a nyomtatványszerviz vagy a postai szolgáltatások.
Az iratanyagokat a helyszínen vagy az Archirex magánirattárában dolgozzák fel, a dokumentumokról irattári jegyzéket készítenek, amelyen pontosan követhetőek az előre közösen meghatározott rendezési irányelvek. A kézi iratlista mellett vonalkód alapú technológiát alkalmaznak, ennek köszönhetően minden azonnal elhelyezhető, azonosítható, és a cég vezetője arra is hamarosan választ kap, hogy melyik dobozban, melyik dossziéban található a keresett ügyirat.
Az iratszállítás teljesen zártkörű folyamat a pénz- és értékszállítási gyakorlatot alapul véve történik. A szállításra való előkészítés során az iratok állagmegóvó, zárható csomagolásba kerülnek. Munkatársaik csak lezárt csomagolóeszközökben veszik át - átadás-átvételi jegyzéken - a szállításra kerülő iratanyagokat, bármely céllal kerüljön is ki az a szervezettől.
Az Archirex vállalja a selejtezett, illetve bizalmas és belső használatra készített iratanyagok szabályozott keretek közti megsemmisítését, akár közjegyzői jelenléttel is. A megbízó által a selejtezési jegyzőkönyv alapján engedélyezett, selejtezésre előkészített nagy mennyiségű iratanyagot a cég lezárt csomagokban szállítja el futószalagos megsemmisítésre.
A megsemmisítés során - ami úgynevezett zúzással történik - papírmassza jön létre. Ez a zúzalék nem reprodukálható, papírgyári újrahasznosításra kerül - a környezetvédelmi szempontoknak megfelelően. Szabó-Nagy László rámutatott: nagyon sokan nem gondolnák, hogy a számítógépek, a digitalizálás térnyerése ellenére megnőtt a papírfelhasználás, így a szakértő cégeknek az iratmegsemmisítés és papír-újrahasznosítás fejlesztése legalább olyan fontos feladat, mint a digitalizálásé.
