Állítsd be, hogy az Economx az elsők között legyen a Google-találatokban!
Miközben egyes országokban (Nagy-Britanniában, Portugáliában) megszokott gyakorlat a teljes számlakezelés kihelyezése (ledger management) követeléskezelő cégekhez, Magyarországon ez a módszer még nem terjedt el. Ábrahám Katalin, a Coface Hungary követeléskezelő részlegének vezetője szerint ennek egyik oka, hogy a cégek félnek kiadni a teljes ügyféladatbázisukat, a másik - nem kevésbé nyomós - ok pedig az lehet, hogy az eljárás a megbízó és a számlakezelő cég rendszerei között olyan összeköttetést feltételez, ami lehetővé teszi a számla- és pénzmozgások naprakész figyelemmel kísérését s a szükség szerinti új adatok továbbítását. Ehhez jelentős technikai fejlesztéseket kell végrehajtani. Ilyen jellegű beruházást valósít meg jelenleg az Intrum Justitia - tájékoztatott Felfalusi Péter ügyvezető igazgató. Elmondása szerint új rendszerük fejlesztésével a jövő év második felében készülhetnek el, onnantól lényegében teljes egészében vállalni tudják partnercégük teljes számlakezelését - amibe beleértendő a számlák kiállítása is.
Egyelőre tehát a követeléskezelés a kibocsátott számlák nyomon követésével indul - az erre szakosodott cégek esetenként még a számla esedékessége előtt is átveszik a követeléskezelést. Ennek módja, hogy a követeléskezelő cég egy egyenlegközlő levéllel együtt tájékoztatja a vevőt, hogy a szállító kihelyezte a számlakezelést és a jövőben a követelés nyilvántartását és kezelését a vállalkozás fogja ellátni. Általánosságban ugyanakkor elmondható, hogy a követeléskezelő cégek igazi munkája 60-90 nappal az esedékességet követően kezdődik.
A behajtási eljárásnak megvannak a szokásos lépései: felszólító levelek, telefonos vagy személyes egyeztetések, írásbeli megállapodások, biztosítékok előírása. Az, hogy ezeket mikor, milyen kombinációban alkalmazza a követeléskezelő cég, Ábrahám Katalin szerint az ügyfelektől, a követelés összegétől és jellegétől függően változhat. Nem ritka, hogy az üzleti kapcsolat félreértelmezése miatt az ügyfél nem kíván késedelmi kamatot érvényesíteni. Ilyenkor a követeléskezelő cég természetesen tiszteletben tartja a kívánságát, bár - hangsúlyozza a Coface szakembere - szilárd meggyőződésük, hogy a késedelem miatt felmerülő veszteségekért (pl. kamatveszteség) vagy extra költségekért az adósnak helyt kellene állnia. Ha az ügyfelünk azt mondja, hogy VIP partnerről lévén szó ne zaklassuk a követelés lejárata után már a nyolcadik napon, hanem mondjuk csak a 25-en küldjük ki a fizetési emlékeztetőt, akkor tiszteletben tartjuk ezt az óhaját - mondja Felfalusi Péter is.
Győrfi Attila, az Euler-Hermes ügyvezetője szerint az ágazattól, cégcsoporttól, kockázati kitettségtől függően javasolják partnereiknek, hogy az általános, avagy egyedi alapon induljon a követeléskezelés folyamata. A társaság folyamatosan nyomon követi a fizetési forgalmat és szükség esetén szigorítja az előírásokat: szigorúbb fizetési határidők alkalmazását írja elő, esetleg pótlólagos biztosítékok bevonását kezdeményezi.
Ahhoz, hogy egy vállalkozás valóban sikeres legyen - hívják fel a figyelmet a Coface szakemberei -, nagyon fontos, hogy a követeléskezelés terén önmagának is szigorítania kell saját rendszerét. Pontos és egyértelmű szerződéses feltételeket minden kontraktusban rögzíteni kell, komoly figyelmet kell fordítani a formailag és tartalmilag korrekt számlák kiküldésére. Legalább ennyire fontos a gyors és korrekt reagálás egy esetleges reklamációra, mert így a vevő nem tud később hibás teljesítésre vagy nem létező megállapodásra hivatkozni, ha fizetésre szólítják fel. Győrfi Attila szerint talán ezen a téren kell a legtöbbet fejlődnie a magyar vállalkozásoknak: az Euler-Hermes tavalyi nemzetközi felmérése szerint a magyar cégek 14 százaléka rendelkezik írott követeléskezelési szabályzattal a késedelmes fizetések kezelésére, miközben a cég által vizsgált tíz ország átlaga - amelyet a messze legalacsonyabb magyar adat jelentősen leront - 42 százalék.
