Állítsd be, hogy az Economx az elsők között legyen a Google-találatokban!
Az elektronikus levelezés az internet egyik nagy adománya, hiszen leegyszerűsíti és felgyorsítja a napi kommunikációt akár a világ két ellentétes oldalán lévő országban ülő levelezők között. Ugyanakkor a dolog előnye a hátránya: túlságosan könnyűvé vált az elektronikus kommunikáció, ami utat nyitott a fecsegés és a fölösleges levélváltások előtt. Ezért ma más sokaknak időt rabló napi foglalatossággá vált az e-mailezés, és a CNN Money arra ad tíz jó tippet, hogyan szabaduljunk meg a túlzott levelezés terhétől:
1. Küldjünk kevesebb e-mailt! Gondoljuk meg kétszer, mielőtt a "válasz mindenkinek" vagy a "cc" képességeket élesítjük! Koncentráljuk jól megválasztott célcsoportra, így kevesebb választ kapunk!
2. Kerüljük el a bumeráng hatást! Öt elektronikus levél elküldése három választ generál. Ha csak egyet elhagyunk ebből, már kevesebb bejövő e-mailt kell kezelni.
3. Küldés előtt álljunk meg egy percre! Mielőtt lenyomjuk a küldés gombot gondoljuk át még egyszer, vajon ez az üzenet, aktuális-e, célzott-e, fontos-e! Arra ösztönzi-e a címzettet, hogy jobban végezze a dolgát vagy sem? Ha mindezekre nemmel felelünk, ne küldjük el a levelet!
4. Ne legyünk túl udvariasak! Nem kell minden e-mailre válaszolni, különösen akkor, ha a válasz csak egy "köszönöm"! Érdemes használni az olyan nemzetközi betűszavakat, mint az NTN és az NRN (no thanks needed, no reply needed).
5. Oldjuk meg szóban, ha lehet! Ha előre látható, hogy egy e-mail hosszas levelezést fog elindítani, inkább hívjuk fel a címzettet és intézzük el a dolgot szóban, mert azzal hamarabb célhoz érünk!
6. Erősítsük meg a tartalommeghatározást! Egy-egy szó, mint "válasz", "megerősítés" világossá teszi, hogy mit is akarunk, és ezzel lerövidítheti a levelezést.
7. Szabványosítsunk! Kezdjünk minden levelet egy 8 szónál nem hosszabb beköszöntővel, majd osszuk mondandónkat három részre: a) mi a célunk, b) mi a háttere, oka ennek, c) mi a következő lépés!
8. Raktározzunk minél kevesebbet! A korábbi e-mailek keresése több órát igénybe vevő tevékenység lehet, ezért nagyon alaposan gondoljuk meg mit teszünk el és mit nem. Ha valamilyen információ a webről is elérhető, akkor azt ne raktározzuk stb.!
9. Könyvtárazzunk okosan! Ne hozzunk létre túl sok alkönyvtárat az elteendő leveleknek és címkézzük azokat tartalmuk szerint, ne pedig feladó vagy címzett szerint!
10. Segítsünk másoknak megszabadulni rossz szokásaiktól! Ne legyünk rest jó tanácsokkal ellátni azon kollégáinkat, akik túlzásba viszik az e-mailezést!
