Egy-egy irodabérleti szerződés akár tíz évig is meghatározhatja a felek közötti viszonyt, így érdemes kicsit körbejárni a kérdést, hiszen sokszor felmerül, hogyan jár jobban a bérlő, illetve a bérbeadó, egy szigorú és minden lehetséges szituációra kitérő, vagy egy laza és inkább a felek érdekérvényesítő képességére alapozó szerződés a jobb. A Biggeorge's International elemzése szerint először is azt érdemes eldönteni, hogy szakértő bevonásával tárgyaljunk-e vagy sem. Sok bérlő ugyanis abból a feltételezésből indul ki, hogy saját maga is kiválóan le tudja bonyolítani a szerződéskötési procedúrát, hiszen napi munkája során több, nagyobb értékű megállapodást is rutinszerűen megkötött már. Mindemellett egyre többen belátják, hogy az ingatlanpiaci szakértők által biztosított szolgáltatások valódi hozzáadott értéket képviselnek.
Az elemzés szerint a szerződés megszerkesztése során mindenképpen figyelembe kell venni a piaci szokásokat és a várható trendeket. Mindez a hazai viszonylatban három-hét éves átlagos bérleti időtartamot jelent, három évnél rövidebb időre szinte biztos hogy nem kötnek szerződést az ingatlantulajdonosok, emellett ötéves futamidő esetén a bérlők már kedvezőbb kondíciókra számíthatnak. Mindig sarkalatos kérdés az üzemeltetéssel kapcsolatos költségek pontos definíciója, azok elosztása is: általánosan elfogadott, hogy az irodaterületek használatából eredő rezsit az igénybe vett szolgáltatás mérése alapján számolják el, ideális esetben azonban a bérlő betekinthet a szolgáltatókkal történő elszámolásba is. A szolgáltatási díj általában kiterjed az épület üzemeltetésére használt eszközök és munkaerő költségeire, a takarítással, őrzéssel, karbantartással kapcsolatos kiadásokra is. Emellett legtöbbször magában foglalja a biztosítás díját, az ingatlanadót, továbbá az épület üzemeltetőjének profitját. Az irodaházak havi nettó üzemeltetési díja jelenleg négyzetméterenként 2,8-3,5 euró között változik.
Hogy az irodabérleti szerződés felmondása se legyen nézeteltérések forrása, körülményeit és az iroda átadásának részleteit is előre tisztázni kell. (A természetes elhasználódásból eredő állagromlás legtöbbször nem képezi külön elszámolás alapját.) A bérlő által végrehajtott beruházások azonban általában nem értéknövelő tényezők, így az irodát eredeti állapotának visszaállításával kell átadni.
Bakonyi Attila