Állítsd be Google keresőjét, hogy a találatok között biztos ott legyen az Economx!
Nem informatikai szakemberek, hanem a vállalatok racionális, minél hatékonyabb működéséért felelős kontrollerek jöttek rá arra, hogy kezd gondot okozni a sok felhalmozódott e-mail. Az egyik brit kiskereskedelmi lánc belső minőségi auditjával foglalkozó szakember azzal került szembe, hogy e-mailek hegyeit állítja elő a nagyvállalat három és fél ezer alkalmazottja, ráadásul az ügyfelektől hetente 70 ezer elektronikus levél érkezik. Ezt az elektronikus adattömeget már kezelni kell – ismerte fel –, ha ez nem történik meg, akkor a felgyülemlő e-mailek mintegy időzített bombaként ketyegnek tovább, előbb-utóbb agyonnyomják a vállalati informatikai rendszert – ismerteti az esettanulmányt a Financial Times.
A probléma ugyanakkor nem redukálható arra, hogy szisztematikusan ki kell törölni a felesleges adatokat. Az e-mailek ugyanis az elmúlt időszakban komoly jelentőségre tettek szert, amit mi sem bizonyít jobban, mint az, hogy bírósági eljárásokban elfogadják őket bizonyítékként. Emellett azt is figyelembe kell venni, hogy főként a vezetők levelei olyan információkat tartalmazhatnak, amelyekre később, akár évek múlva is szüksége lehet a vállalatnak. Egy átlagos beosztottól nem várható el, hogy tudja, melyik e-mailt törölheti és melyiket nem, de a személyiségi jogok védelme miatt nem lehet belenézegetni mások szövegeibe.
Mindezen problémák egyidejű kezelésére az elmúlt másfél évben szigorú e-mail-kezelési politikát dolgoztak ki a cégnél. A fő cél az volt, hogy egyidejűleg csökkentsék a tárolási költségeket, és megőrizzék mindazt az információt, amire a vállalatnak valaha szüksége lehet. Emellett a cég jó híre érdekében meg akarták akadályozni, hogy bárki obszcén vagy bármely kisebbséget sértő megjegyzéseket tegyen. Bevezették a KVS (Knowledge Vault Software) szoftvert, amelyet egy brit vállalkozás fejlesztett ki a vállalati e-mail-rendszerek rendbe tételére. Ez összesűríti a raktárba kerülő elektronikus leveleket, hogy a lehető legkisebbre csökkentse a tárolási költséget, és automatikusan működteti a felhasználó által meghatározott, szigorú kritériumokat tartalmazó törlési szabályokat.
Az újítás bevezetése 150 ezer fontba került, de a szakemberek úgy vélik, ez megtérül, mivel ennek köszönhetően nem kell jelentősen bővíteni az informatikai rendszer tárolókapacitását. A projektet kezdeményező szakember büszke arra, hogy bár ő nem informatikus, és ezért a költségcsökkentés igényével indította el a kezdeményezést, mégis sikerült egy az it-hálózatot is megújító megoldást találnia.
