A vállalatok kezdetben egyedi programokat alkalmaztak adataik bevitelére, rögzítésére. Így más-más fájlformátumban tárolták például a raktárkészletet és a bérszámfejtési adatokat vagy az üzleti partnerek adatait. A költségcsökkentés és a hatékonyabb kezelés igénye arra kényszeríttette a vállalatokat, hogy egyetlen helyen tárolják az adatokat, több szoftver helyett egy integrált rendszert alkalmazzanak. Ekkor kezdtek elterjedni az integrált vállalatirányítási rendszerek (ERP), amelyek a vállalat egységes működését segítik, a munkafolyamatokat vezérlik és információkat adnak a gyártásnak, a pénzügynek és így tovább. Az ERP rendszerek egy adatbázist használnak, nagy tömegű, sokrétű adatot tárolva, robusztus adatbázis-kezelő programmal a háttérben. Ezeket az adatbázis-kezelőket optimalizálták, hogy megbízhatóan fogadjanak és tároljanak nagy mennyiségű adatot, valamint előre beállított szempontok szerint betekintést nyújtsanak a rögzített információkba. Az SAP vállalatirányítási rendszere például közel 1500 adattáblát kezel. A meglévő ERP-s adatbázisból és a vállalatnál lévő további információforrásból adattárházat felépítve (Data Warehousing) a vállalat tevékenységéről átfogó képet kaphatunk, a tényadatokból például a gyengén teljesítő ágazatok működési problémáira is fényt deríthetünk. A vállalatok számára óriási előnyt jelent, hogy az adattárházakba automatikusan áramlanak az adatok, a kimutatások elkészítéséhez nem kell az adminisztrációs munkaerőt újra és újra lekötni az információk összegzésére. A tárolt adatokból azonban több információ is kinyerhető, mint ami miatt azt eredetileg létrehozták, csak kicsit bonyolultabban. A tárolt adatokból további összefüggések is kiolvashatók, ha végigfuttatnak rajtuk olyan alkalmazásokat, amelyek feltárják az adatok közötti kapcsolatokat. Ezek az adatbányászati módszerek (Data Mining) az üzleti intelligencia-rendszerek (Business Intelligence – BI) eszköztárához tartoznak. Képesek újabb és újabb információk, összefüggések feltárására. A technika lényege, hogy a hatalmas, emiatt lassú adatbázisból először egy gyors, rugalmasan átrendezhető adathalmazba másoljuk át az információkat. A számítási algoritmusok így rövid idő alatt, könnyen lefuttathatók, a kimutatások sokkal hamarabb elkészíthetők. Az üzleti intelligencia-rendszerek a vállalatok számára a gazdasági életben való helytálláshoz nyújtanak kifinomult eszköztárat. A piaci információk birtokosává válva megalapozott üzleti döntések hozhatók, stratégiai befektetések kezdeményezhetők. Például a fogyasztói szokásokat vizsgálva egy újabb piaci résre találhatunk rá. A rugalmasabb adatbázisok nemcsak a BI-eszközöknek nyújthatnak alapot, további felhasználási lehetőség a hatékony ügyfélkapcsolatok kezelésében (CRM – Customer Relationship Management) kínálkozik. Egy adott partnerről a CRM rendszerek minden információt pillanatok alatt előteremtenek. Ezt az ügyfelek ma már el is várják a modern cégek ügyfélszolgálataitól. Ezen túlmenően az ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerből származó információk további részlegek munkáját könnyítik meg, például a meglévő adatok segítségével könnyen csoportosíthatók az ügyfelek, így a marketingakciók hatékonysága is növelhető. A rugalmas adatbázis-technológia nagyságrendekkel felgyorsítja az üzletmenetet, a piaci alkalmazkodóképességet. A First Union Bank állítása szerint például a CRM beruházásuk röpke három hét alatt megtérült. A hitelkártyarészlegnél a gigantikus adatbázis-technológia miatt csak lassan tudták a kért tranzakciókat lebonyolítani. A hosszas várakozások, a nem megfelelő kiszolgálás miatt a bank leterheltsége fokozódott, nem beszélve az ügyfelek elégedetlenségéről – állítja Deák, aki szerint a CRM rendszerre való átállás felpörgette az adatkezelést, és a gyorsabb kiszolgálás a bevételekben azonnal növekedést eredményezett. Ú. N.