Az első és legfontosabb teendő az előkészítés, hogy még a tárgyalás előtt megismerjük a partnert és szervezetet, amelyet képvisel - mondta a Napi Gazdaság érdeklődésére Németh Tamás, a Budapesti Gazdasági Főiskola Pénzügyi és Számviteli Karának főiskolai docense, vállalati kommunikációs szakértő. Szerinte érdemes utánajárni, hogy leendő üzlettársunknak milyen múltja van, milyen célokért küzd, ezeket hogyan kívánja elérni, de azzal sem árt tisztában lenni, hogy maga a személy, akivel tárgyalunk milyen pozíciót foglal el az adott szervezetben.
Egy tárgyalás előtt gondoljuk át alaposan, hogy pontosan mit akarunk elérni, illetve hogy ennek érdekében milyen engedményeket vagyunk hajlandóak megtenni, azaz milyen végeredménnyel lennénk elégedettek - adott egy jó tanácsot Németh, majd rögtön hozzátette, hogy jól tárgyalni csak akkor tudunk, ha nemcsak a saját célunkra koncentrálunk, hanem folyamatosan figyeljük a partner reakcióját. Nem hiába mondják, hogy a tárgyalás egy művészet - véli a szakember, aki szerint éppen ezért állandóan figyelnünk kell a velünk szembeülőt: milyen a hanghordozása, megrebben-e a szeme, megrándul-e az arcizma, izzad-e a tárgyalás alatt, vagy éppen magabiztosan hátradőlve beszél - ezek ugyanis mind jelek, melyek megmutathatják akár már a beszélgetés elején, hogy van-e esélyünk elérni a céljainkat, vagy alapból egy vesztes helyzetben vagyunk. De ugyanúgy a túlzott kedvességnek is mindig van célja Németh szerint, így ha ilyennel találkozunk, akkor érdemes ezt is megjegyezni és felhasználni a tárgyalás során.
A döglött hal és a hétfői tárgyalás buktatói
Öltöny és nyakkendő a férfiaknál, de általában a "business casual", azaz a hivatali, ámde lezserebb öltözet az alapvetően elfogadott, de ez azon is múlhat, hogy kihez megyünk tárgyalni - fogalmazott Németh, aki szerint például az olyan cégekhez, amelyeknek a kultúrája fiatalos, könnyed - például a Google - mehetünk ennél könnyedebb ruházatban is. "Rómában, mint a rómaiak" - foglalta össze röviden a szakember, aki szerint már csak ezért is fontos az előzetes kutatás a tárgyalópartnerünkről.
Sokan nem is gondolnák, hogy mennyire fontos a kézfogás milyensége - hangsúlyozta a főiskolai docens, aki szerint szinte mindenki találkozott már az úgynevezett "haleffektussal", amikor a partnerünk túl lazán fogja meg a kezünket, de legalább ugyanekkora probléma, ha valaki túlságosan markánsan ragadja meg a felé nyújtott kezet. Tetszik, nem tetszik, ezt gyakorolni kell, akár házastárssal, baráttal, vagy kollégával - mondta Németh, aki hozzátette, hogy nagyon fontos, hogyha megyünk valahova tárgyalni, akkor sose mi nyújtsuk először a kezünket, ez a házigazda dolga.
Amennyiben mi vagyunk a vendégek és bevezetnek egy tárgyalóba, úgy érdemes megkérdezni, hogy a fogadó félnek van-e kedvenc ülőhelye. Ez egyrészt udvariasság, amivel akár plusz pontot is nyerhetünk, másrészt pedig óvatosság, hiszen nem szerencsés a vendéglátó kedvenc helyét elfoglalni; még ha véletlenül is tesszük ezt - magyarázta Németh. Amennyiben hellyel kínálnak minket, úgy természetesen egyértelmű a szituáció, foglaljuk el a felkínált pozíciót, ha pedig mi vagyunk a házigazdák, akkor érdemes úgy helyezkedni, hogy egymással szemben foglaljunk helyet.
Az sem mindegy, hogy mikor tárgyalunk. Amennyiben mi dönthetjük el az időpontot, úgy sose válasszuk a hétfői napot Németh szerint, hiszen a legtöbben ilyenkor tartanak vezetői értekezletet, az itt hallott információkat pedig később a dolgozóknak is át kell adni, ezzel pedig akár az egész napjuk is elmehet. A péntek ugyancsak problémás, ekkor a legtöbben ugyanis már a hétvége felé kacsintanak, a csütörtök pedig azért nem a legjobb megoldás, mert ilyenkor már csak pénteken lenne lehetőségünk átadni cégen belül a tárgyalás eredményeit. Ennek megfelelően a legideálisabbnak a keddet és a szerdát tartja a szakember, aki szerint vagy reggel 8:30 és 10 óra között, vagy már jóval ebéd után 15 és 16:30 között érdemes megejteni a találkozást.
Bármilyen közös pont segíthet
A tárgyalás kezdetén nem árt ha megtörjük egy kicsit a "jeget" - állítja Németh, majd rögtön hozzátette, hogy nem feltétlenül viccre, vagy humorra kell gondolni. A lényeg, hogy kicsit feloldjuk azt a kezdeti feszültséget, amit azért érzünk, mert hirtelen egy idegen emberrel kerültünk közelebbi kapcsolatba. Ennek megfelelően bármilyen könnyed téma megteszi, ami az adott napra, órára, vagy környékre jellemző: milyen volt a közlekedés, talált-e gyorsan parkolóhelyet, milyen szépen megújult az utóbbi időben a környék. Ez egy felszínes társalgás lesz és hossza nem lehet több egy-két percnél, azonban szükséges, hogy megismerjük a tárgyalópartnerünk emberibb oldalát - emelte ki Németh. Az, hogy mi a hobbink, milyen kulturális tevékenységet végzünk, milyen konyhát szeretünk mutatja meg, hogy milyen emberek vagyunk, ha ezek közül bármi hasonlóságot találunk a másikban, akkor szinte biztos, hogy szimpatikusabbnak fog tűnni. A szakember egy példát is említett: két fél között egyfajta holtpont alakult ki, ám egy véletlen folytán kiderül, hogy mindkettejük lánya balettozik. Ez látszólag bagatell ügy, ám mivel már van egy közös pontjuk, így egyből leomlik a láthatatlan fal és máris könnyebben megy tovább a tárgyalás.
Fontos azonban, hogy a bevezető könnyed társalgást ne húzzuk túl sokáig. Erre rá kell érezni, hiszen nincs semmilyen tudományos meghatározás a mikorról - mondta Németh, aki egy teniszpéldát hozott példaként: szervánál a labdát akkor kell megütni, amikor az nyugalmi állapotban van, tehát miután a játékos feldobta és az már nem mozog sem felfelé, sem lefelé. Így megy ez a tárgyalásoknál is, tehát akkor kell váltani, amikor partnerünk még nem feszeng a valódi üzleti tárgyalás megkezdésének elhúzódása miatt, de már sikerült valamennyire feloldanunk a hangulatot.
Mikor telefonálhatunk?
Egy virágváza, egy kinyitott laptop, vagy akár több teáscsésze a tárgyalópartnerek között lévő asztalon csak akadály a tárgyalás során Németh szerint, aki szerint ezáltal tudat alatt sokszor leblokkol az agyunk, elterelődik a figyelmünk. Ide kapcsolódik, hogy amikor már ülünk, akkor érdemes úgy helyezkedni, hogy teljes felsőtesttel a tárgyalópartnerünk felé forduljunk, hiszen ezzel is jelezzük, hogy nem rejtegetünk semmit, őszinték vagyunk, így pedig a véleményüket is jobban tudjuk képviselni - közölte a BGF oktatója.
Az is problémát okoz, ha valaki egyfolytában a telefonjával, tollával játszik, hiszen ez feszültségre, diszkomfortérzetre utal. Amennyiben ilyet látunk, úgy vagy a mi általunk előadottak terhesek a partnerünk számára, esetleg nincs értelme folytatni a tárgyalásokat, de az is előfordulhat, hogy ő érzi zsákutcába szorítva magát. Ez utóbbinak számos oka lehet Németh szerint, elképzelhető, hogy nincs felhatalmazása az adott döntésre, vagy pedig nincs elegendő pénze az adott üzlethez, vagy épp teljesen feleslegesnek, hiábavalónak véli a megbeszélést. Ilyenkor mindenképpen érdemes rákérdeni, ezt azonban óvatosan, körültekintően tegyünk meg, nehogy megsértsük, vagy akár csak zavarba hozzunk a leendő üzletfelünket - emelte ki a BGF oktatója, aki szerint telefont egy tárgyalás során csak két esetben vehetünk fel: amennyiben egy családtagunk súlyos beteg és az állapotával kapcsolatban várunk egy jelentkezést, vagy ha olyan hívás érkezhet, amely magát a projektet befolyásolja. Fontos azonban, hogy mindkét esetben előre jelezzük a helyzetet - mondta Németh, aki szerint más esetben sem kell kikapcsolni a telefont, elegendő ha teljesen néma és rezgésmentes üzemmódba állítjuk.